電話代行サービスが効果的な中古車販売店や個人経営のバイク屋

中古車販売店や個人経営のバイク屋などの一般の顧客を相手に営業もする業種では、電話の受付業務も重要な役割を果たしています。しかし、中古車販売店や個人経営のバイク屋などは、少人数のスタッフで顧客対応をしているケースが多く、受電した電話を取り逃したり、電話応対が業務の障害となることが多いです。

電話応対を充実させれば売上アップも期待できますが、電話応対の問題は電話の受付業務を電話代行サービスに委託するという解決策があります。電話代行サービスを利用すれば、接客中でも電話で商談を中断することもなくなり、外出中でも電話応対は電話代行のオペレーターが代行してくれますので安心できます。

電話代行サービスは、自社で電話受付対応のスタッフを雇うよりも遥かに安い費用で利用できます。また、プロのオペレーターによる丁寧で適切な電話応対で印象も良くなりますので、少人数で営業している中古車販売店や個人経営のバイク屋などでも、電話受付業務を電話代行サービスに委託しているところが増えています。

電話代行サービス利用で電話応対の対策

中古車販売店やバイク屋には、車やバイクの購入を検討中の人が訪れますので、販売に関わる主な業務は接客となります。接客中の電話の呼び出し音や電話応対は、顧客との会話を遮るだけでなく、せっかくの販売の機会を失ってしまう原因になることもあります。

中古車販売店やバイク屋でも電話代行サービスを利用すれば、以下の様なことを対策できメリットを得られるでしょう。

無用な営業電話や迷惑電話対策

中古車販売店には、顧客からの問い合わせ電話だけでなく様々な電話がかかってきます。例えば、中古車を購入する際は保険の契約も同時に行われることが多いことから、保険会社からの営業電話などもかかってきます。

何らかのメリットがある営業電話であれば、説明を聞く時間を割いても良い場合もありますが、大体は無用な電話で保険会社を見直す検討中でなければ迷惑電話と同じです。

営業電話や迷惑電話は、電話に出るだけでも気分が悪くなりますが、時間をロスするなど業務の障害にもなることから、無用な電話には一切出たくないと希望される方も多いです。電話代行サービスを利用すれば、オペレーターがクッションとなり、無用な電話はカットしてくれますので、電話応対業務を軽減できるだけでなく、営業電話や迷惑電話対策にもなります。

電話による接客中断対策

中古車販売店やバイク屋による接客は、店内だけではなく屋外の展示場で中古車を見ながら行なわれることが多いですので、接客中でも電話応対する必要がある場合は、携帯電話を持ち歩かなければいけません。商談中の顧客にとっては、自分には関係のない電話によって商談を中断されるのは、気分の良いものではありません。

1回くらいであれば我慢してくれる場合もありますが、電話によって何度も商談が中断してしまえば、それがきっかけで顧客の興味が失せてしまうこともあります。しかし、電話代行サービスを利用していれば、電話応対は全て電話代行のオペレーターに任せておけますので、顧客の購入意欲を掻き立てられそうな接客に集中することが可能となります。

事務スタッフを雇用する必要がない

電話応対が業務の妨げになっている場合には、事務作業を兼任しながら電話応対を担当するスタッフを雇用すれば良いと思いがちです。しかし、スタッフを雇用すれば賃金を支払わなければいけません。アルバイトやパートに時給で働いてもらった場合でも、時給1,000円で1日6時間を月25日間働いてもらった場合は、人件費だけでも1ヶ月で150,000円の支出になります。

事務作業をしながら電話応対を担当させるとしても、それほど多くの事務作業がある訳ではなく、時給で働いてもらいますので、手が空いている時間に対しても賃金を支払わなければいけません。

電話代行サービスの利用も費用は掛かりますが、受電した電話の一般的な内容の電話の一次対応であれば、1ヶ月で10,000円以下で利用できるプランも多いです。自社でスタッフを求人した場合は、期待した様な優秀なスタッフを雇用できる保証はなく、雇用後もある程度の教育が必要になります。すぐに辞められてしまえば、再度求人からの繰り返しになってしまいます。

電話代行に予約管理を任せることも可能

中古車販売店やバイク屋には、車やバイクを販売した後もアフターサービスとして、定期点検や故障した際の修理に関する問い合わせ電話もかかってきます。定期点検や修理に関しては、顧客に対して対応可能な日時や納期を問い合わせの時点で回答する必要があります。

対応日時や納期を回答をするためには、予約管理が必要になってきますが、その予約管理を電話代行サービスに任せることも可能です。最初は電話代行のオペレーターが回答する際の資料作成は必要になりますが、接客中や車・バイクの整備中に電話に出る手間がなくなり、オペレーターがスケジュール表に記入をしてもらうことも可能です。

外出中の電話もすべて対応

少人数のスタッフで営業している中古車販売店や個人経営のバイク屋は、自社で仕事を行なうだけでなく、ナンバープレート取得の手続きや整備した車やバイクを陸運支局に持ち込んで車検を受けるなどで外出することも多いと思います。

外出中は携帯電話に電話を転送設定することもできますが、外出中は落ち着いて電話応対することも難しく、電話に出れないこともあるでしょう。電話代行サービスを利用していれば、かかってきた電話を取り逃すことなく、相手からの用件を記録してメールなどで会話の内容をオペレーターから報告してもらえます。

電話をかけてきた相手も電話がつながって用件を伝えられたことで安心でき、問い合わせの内容に対して回答が欲しい場合でも、折り返しの電話を待っていてもらうことができます。また、同じ様な問い合わせが多い内容であれば、Q&Aをマニュアル化して電話代行のオペレーターに伝えておけば、オペレーターが代わりに回答してくれるプランを利用することもできます。

定期点検案内の確認電話を代行

中古車やバイクを販売後も定期点検を継続してもらうだけでも、点検や整備作業代が売上となります。顧客への定期点検のお知らせは、ハガキを出して知らせることが多いですが、来店率アップのためにハガキを出した後に直接電話をかけると効果的です。

顧客がハガキに気づかないことも多く、直接の電話がなければオートバックスやイエローハットなどのカーショップでの点検整備を利用されてしまうことも少なくはありません。定期点検の継続などで顧客と長く付き合うことがきっかけとなり、次の買い替え時にも車やバイクを購入してくれるかも知れません。

顧客への定期点検などの連絡は、電話の発信業務になりますが、電話代行サービスのプランによっては、電話受付だけでなく電話発信業務も委託することができます。

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