緊急駆けつけサービスと連動する不動産販売・賃貸管理会社専門の電話代行プラン
RTC電話代行サービスでは、「不動産販売・賃貸管理会社専門」の電話代行プランをご用意しております。不動産販売・賃貸管理に必要なサービスを特化することで、緊急駆けつけ対応との連動などのきめ細やかなサポートと、低料金でのご提供を両立した電話代行サービスです。
不動産販売・賃貸管理に関わる空き室状況や内見案内、物件情報連絡などの対応はもちろんですが、緊急駆けつけ対応と連動した入居者サポートにも対応している充実した内容の電話代行プランです。また、オペレーターの他にアシスタント1名が付き、マニュアルの更新やオペレーターの電話応対をサポートします。
緊急駆けつけサービスと連動した入居者サポート
入居者の生活リズムは様々ですので、管理物件のトラブルは時間帯を問わず深夜でも早朝でも起こります。入居者サポートとして、水道修理・鍵・ガラス割れ・ロードサービスなどの当社提携業者による駆けつけサービスを契約後すぐにご利用いただけます。
駆けつけサービスは、御社ご指定の業者への手配も承ります。不動産管理物件でのトラブル発生時は、受付から業者手配、そして報告までお任せください。
- 水道関係：水が出ない、水漏れ、排水詰まり･･･
- 鍵関係：玄関の鍵紛失による鍵開け・鍵作製、オートロックが開かない･･･
- 修理関係:ガラス割れ、エアコンの故障･･･
- 緊急事態：空き巣被害、安否確認やSOS対応･･･
- クレーム：騒音などのご近所トラブル･･･
など、不動産管理物件で発生するトラブルの内容も様々ですが、入居者からの電話に対して、御社のコールセンターとして電話対応するのが電話代行サービスです。
「不動産販売・賃貸管理会社専門」の電話代行プランは、入居者からかかってきた電話に応対し、駆けつけサービスが必要な案件の場合には、案件内容に応じた指定業者へトラブル対応の手配を行います。指定業者がない場合は、当社が提携している業者を手配することも可能です。
電話代行のオペレーターは、入居者からの入電内容と手配した内容をクラウドシステムの管理画面に入力して報告しますので、その完了報告の内容はいつでもクラウドシステムの管理画面で確認することができます。
また、駆けつけ対応した業者も対応した内容をクラウドシステムに入力して報告しますので、すべての不動産管理物件のトラブル対応の完了報告内容を確認することができます。この様に不動産管理物件にトラブルが発生した場合でも、管理元が関与しなくても、万全の365日入居者安心サポート体制を構築することができ、不動産管理物件のトラブル対応を完全に外部委託することが、電話代行サービス利用で可能となります。
空き室状況や内見案内のサポート
不動産販売や賃貸管理会社には、見込み客からの空き室状況や内覧案内に関する問い合わせ電話が多くかかってきますが、その電話対応に多くの時間を費やしていることと思います。しかし、空き室状況や内覧案内に関する問い合わせ電話に対する電話応対の内容は、受け答えする内容がある程度決まっていますので、電話代行サービスに外部委託することが可能です。
管理物件の情報をインターネット上で管理すれば、その更新情報を確認しながら、電話代行のオペレーターが空き室状況や内見方法を案内することができます。また、クラウドシステムのスケジュール機能を使って、内見日時の予約受付の対応も可能です。
不動産販売・賃貸管理会社で電話代行を利用するメリット
不動産管理会社などの不動産業界で働くスタッフは、不動産物件の管理・メンテナンスを行いながら、販売物件の準備、入居者募集や入居者からのクレーム対応なども行なうなど、大変広範囲にわたる業務をこなしています。
入居者や物件のオーナーからの電話対応、そして見込み客からの問い合わせ電話対応や内覧の案内なども行いますが、「電話応対だけでも誰かに頼めないか？」と思ったことがあると思います。
「電話応対だけでも誰かに頼めないか？」という要望にお応えできるのが電話代行サービスです。電話オペレーターとして適切な訓練と経験を積んだ電話代行サービスのオペレーターが、不動産業界で働くスタッフの方々をサポートいたします。
緊急駆けつけ対応と連動した不動産販売・賃貸管理会社で電話代行サービスを利用することで、以下の様なメリットがあります。
24時間365日対応を低コストで実現
入居者によって生活リズムは異なりますので、不動産や賃貸管理会社の入居者サポートは、24時間365日対応が必要です。しかし、24時間365日対応できる体制を自社スタッフだけで運営しようとすると、膨大なコストか掛かってしまいます。
交代制で勤務することになり、人員割り当てのスケジュール作成も大変になりますが、深夜や早朝も対応しようとすると、深夜手当などのコストも加算しなければいけなくなり、さらにコスト高になってしまいます。
この様な問題は、電話代行サービスを利用することで解決することができ、24時間365日対応の入居者サポートを自社スタッフだけで対応するよりも、低コストでクオリティーの高い形で電話代行サービスに外部委託することができます。
例えば、RTC電話代行サービスの「不動産販売・賃貸管理会社専門プラン」であれば、標準で365日対応ですので、祝祭日や年末年始であっても「追加費用なし」です。料金プランは「月額基本料金と電話受信件数」で決まりますが、契約は1ヶ月ごとの更新ですので、状況に応じて毎月の料金プランを変更することができます。
入居者サポートの充実とオーナーや入居者から信頼獲得
緊急の駆けつけ対応と連動した入居者サポート体制を構築することで、トラブル対応を迅速かつスムーズに対処できる様になり、不動産・賃貸物件のオーナー、入居者から信頼を得ることができます。
そして、既に入居者サポート体制を展開している大手の不動産や賃貸管理会社にも対抗できる、24時間365日対応の充実した入居者サポートを電話代行サービス利用で実現できます。
時間に左右されず不動産管理物件の問い合わせに電話代行が対応
電話代行サービスを利用すれば、営業時間内でも時間外でも不動産管理物件の相談や問い合わせの電話を取りこぼすことなく受けることが可能になります。お客様の多くは、少しでも条件に合う気になる不動産や賃貸物件を見つけた時は、すぐにでも曜日や時間に関係なく問い合わせをして物件を押さえておきたいと考えます。
曜日や時間に関係なく、営業時間外であっても電話対応できる様にしておけば、そういった見込み客を取り逃すことがなくなります。電話代行サービスのオペレーターがお客様から伝えられた希望物件や内覧希望日、連絡先などの必要事項を報告しますので、御社のスタッフは営業時間になってから、予約されたお客様に折り返しの電話連絡を入れるという様な対応が可能になります。
電話なら人が対応する安心感がある
営業時間外は、Webサイトの問い合わせフォームで対応する方法もありますが、問い合わせフォームやメールで問い合わせした場合には、「フォームは正常に機能しているのか？」「返信はいつ来るのか？」など、不安を感じてしまう人も多いです。
電話での問い合わせ対応を可能にしておけば、人が対応する安心感や確実に用件を伝えることができたという安心感もあり、顧客からの信用も増し顧客数を増やすことも期待できます。
内覧や面談を予約するお客様もいれば、予約をキャンセルするお客様もいらっしゃいます。電話代行サービスを利用して入れば、キャンセルの電話をいつでも受け付けることができます。キャンセルの電話は、売上につながる電話ではありませんので、御社スタッフが直接電話対応する必要はありません。電話代行サービスのオペレーターが対応してキャンセルの報告をしますので、電話応対で無駄な時間を費やすことがなくなるメリットがあります。
問い合わせやクレーム専用の電話窓口として電話代行を利用
賃貸物件や建物などの管理を行っていると、入居者や利用者からの設備に関する問い合わせやクレームの電話にも対応することになります。設備に関する問い合わせやクレームは、すぐにでも何とかしたいという人が電話をしてくることが多いです。
賃貸物件や建物に関するトラブルは、営業時間外に起こることも多いです。しかし、営業時間外も電話代行サービスを利用していれば、24時間いつでも問い合わせやクレーム電話を受け付けることが可能になります。
実際には電話代行のオペレーターがトラブルの状況をお聞きして、その内容を御社スタッフに伝える形での対応となります。入居者や利用者が、電話がつながるまで何度も電話する必要はなくなり、問い合わせやクレームを時間を気にせず電話で伝えられるというメリットがあります。
入居者や利用者からの電話にすべて対応してしまうと、電話対応に時間を多く費やしてしまうことになり、本来の業務時間を削られてしまいます。折り返しの電話やクレーム対応は、御社スタッフが行なうことになりますが、内容を把握してから対応できますので、効率よく対応することができます。
定型的な問い合わせやクレームの内容であれば、Q&A形式にマニュアル化すれば、電話代行サービスにて問い合わせやクレームに対する回答をすることもできます。また、設備に不具合が発生した場合も、駆け付けサービスの業者手配までお任せいただくこともできます。
販売物件の電話窓口として電話代行を利用
不動産や賃貸などの販売物件を取り扱う場合も、電話窓口として電話代行を利用すると、主に以下の様なメリットがあります。
営業時間外の電話対応が可能
営業時間外でも電話代行サービスを利用していれば、問い合わせの電話がつながらない状況はなくなります。営業時間外であっても顧客からの電話対応が可能になることで、他の不動産管理会社に問い合わせ先を変更されてしまう様なことがなくなります。
新規物件の販売を公開したばかりの頃や価格改定を行った直後などは、通常時と比べると問い合わせ件数が増えますが、同じ販売物件を複数の不動産管理会社が問い合わせ先になっている場合は、営業時間外であっても電話がつながることが他社よりも優位になります。
営業時間内であっても時間外であっても電話代行サービスを利用して、すぐに電話に出れる様な体制にしておくことで、問い合わせ対応件数も物件販売の機会も増えることが期待できます。
電話代行利用でメインの業務に集中できる
販売物件の内覧希望の受付や日時変更などの用件の電話には、わざわざ御社のスタッフが電話対応する必要はありません。予め内覧可能な日時リストを電話代行サービスに知らせておけば、内覧予約の受付やキャンセル、日時変更などは電話代行のオペレーターが対応してくれます。
電話応対した内容については、メールや専用システムでいつでも確認することができます。電話代行サービスを利用することで、御社スタッフの電話応対に費やす工数を削減でき、メインの業務に集中できるメリットがあります。
イベントやキャンペーンの電話窓口として電話代行を利用
モデルルームの内覧会や分譲地即売会などのイベントを行う時は、事前の準備で大変忙しくなり、落ち着いて問い合わせ電話の対応ができない状態になることも多いです。チラシやWebサイトでイベントの告知もしますので、問い合わせや予約の電話がかかってきますが、不動産会社のスタッフが電話対応していると、イベントの準備が疎かになることも考えられます。
イベントやキャンペーンなどの準備期間中や当日などは、多くの電話がかかってきますので、問い合わせの電話窓口として電話代行サービスを利用すると大変効果的です。電話代行サービスを利用していれば、電話応対に慣れたオペレーターが、イベントやキャンペーンの主旨や内容を理解して上手に案内してくれます。
月額料金のご案内
(月額基本料金:22,000円)＋(電話受信件数50件以下:13,750円)＝税込35,750円
(月額基本料金:44,000円)＋(電話受信件数50件以下:13,750円)＝税込57,750円
(月額基本料金:27,500円)＋(電話受信件数50件以下:13,750円)＝税込41,250円
電話代行サービスの利用について
当社の電話代行サービスは、お申し込みをいただいてから最短10営業日で利用開始ができます。利用方法は転送利用とダイレクト利用の２種類となります。
どちらの利用方法でも、オペレーターが電話応対した内容をクラウドシステムの管理画面に入力して報告します。報告内容はいつでも管理画面で確認できますが、入力と同時に送信先として登録されたメールアドレス宛てにも報告内容をメール送信します。
無償で提供させていただくクラウドシステムの管理画面は、電話代行サービスに特化した多機能でもシンプルなシステムです。入力した内容がすぐシステムに反映されますので、タイムラグなしで報告内容を確認できる双方向型のクラウドシステムです。
