個人経営や個人事業主の電話対応問題を解決する電話代行サービス

電話代行サービスを利用しているのは、受電件数の多い中小企業や大企業ばかりと思われがちですが、実際には個人経営や個人事業主も多く利用しています。個人経営や個人事業主の場合は、様々な業務を一人でこなさなければなりませんので、電話対応が業務上の問題となることがあります。

電話してくる相手は、顧客や取引先など様々ですが、電話がつながり用件を伝えることができ、急ぎの場合にはすぐに折り返しの電話をしてくれることが確認できれば安心してもらえます。そのためには、電話受付の役割をしてくれる人が必要になりますが、電話代行サービスを活用することで、電話対応の問題を解決することができます。

電話代行サービスとは、電話対応のプロフェッショナルであるオペレーターが、自社スタッフの代わりに電話対応を行うサービスです。個人経営や個人事業主が電話代行サービスを利用した場合に、どの様な効果があるのかを知っておけば、電話代行サービスを導入するかどうかを具体的に考えやすくなります。

個人経営や個人事業主は、「電話に出れない時」や「電話に出たくない時」が生じやすく、せっかくのビジネスチャンスになる電話を取り逃がしてしまうケースが考えられます。「電話に出れない時」や「電話に出たくない時」が生じる状況を踏まえ、電話代行サービスの利用効果を知ることで、前向きに導入を検討することができるでしょう。

電話に出れない時の状況

個人経営や個人事業主の仕事環境では、いつでも電話に出られる様にスタンバイしている訳ではありません。そのため、電話の着信に気づいたとしても、すぐに電話に出ることができず取り逃がしてしまうこともあります。

個人で業務を行っていますので、「電話に出れない時」という状況が生じやすいですが、具体的には以下の様な状況で電話を取り逃がしてしまいます。

接客中や外出中に電話に出れない時

顧客対応や取引先と打ち合わせをしている最中に電話がかかってくると、着信音やバイブレーションの音が鳴り続けてしまいます。音だけでも耳障りになりますが、顧客や取引先との会話を中断して電話に出てしまうと、電話対応をしている間は接客中の相手を待たせてしまうことになります。そうすると、あまり良い印象は持たれず、商談にも悪い影響を及ぼしてしまう場合もあります。

また、外出中で公共の交通機関を利用して移動中に電話がかかってきた場合などは、周囲の乗客に迷惑をかけてしまうため、電話に出れず着信音が鳴り止むのを待つか電話を切るしかありません。

これらの接客中や外出中に電話に出れない状況は、世間的なマナーとしては評価されるかも知れませんが、重要な電話やビジネスチャンスとなる電話を取り逃がしていることが考えられます。マナー違反をして電話に出ることもできないことではありませんが、接客中に相手や周囲の目が気になって、落ち着いて電話をすることが出来ず、電話をかけてきた相手にも悪い印象を与えてしまうかも知れません。

かかってきた電話を取り逃さないためには、すべての電話を受けられる体制にしておくことがポイントとなりますが、電話代行サービスがその体制づくりに大いに役立ちます。電話代行サービスを利用すると、電話代行のオペレーターが適切な電話対応を代わりにしてくれます。

契約した電話代行プランの内容にもよりますが、電話代行のオペレーターは受電した電話の通話内容を報告してくれるだけでなく、臨機応変に対応して折り返しの電話が必要か尋ねるなどの対応も行ないます。予約の受付や問い合わせに対する回答も依頼することができますが、さらにクレーム電話の対応なども委託することが可能です。

起業して業務を続けていると、怪しい営業電話などの迷惑電話もかかってきます。しかし、その様な迷惑電話は電話代行のオペレーターが排除してくれますので、無駄な時間を費やすことなく業務に集中することができる様になります。

急ぎの仕事や業務に集中したい時

急ぎの仕事がある場合や業務に集中したい時に電話対応してしまうと、その集中が途切れてしまい、電話対応が終わった後でも集中モードを取り戻すのに時間がかかってしまう場合があります。電話の着信音が鳴っただけでも、集中が途切れてしまうこともありますが、個人で仕事をしていると電話に出たくても電話に出れない状況は生じてしまいます。

個人経営や個人事業主は、家族の応援を得られることもことも考えられます。しかし、慣れない電話対応で品質に問題があることも少なくなく、電話をかけてきた相手に悪い印象を与えてしまうケースもあります。悪い印象を持たれてしまえば、せっかく受電した電話が無駄になってしまうことになります。

電話代行サービスを利用していれば、電話での会話に慣れたプロのオペレーターが丁寧に電話対応しますので、電話をかけてきた相手に悪い印象を与えることはほとんどありません。

電話に出たくない時の状況

電話を取り逃さないことが大切だと分かっていても、その時の状況によっては、電話に出たくない場合もあります。メールであれば内容を確認してから対応することができますが、電話は実際に電話に出てみないと相手の用件が分からないので厄介でもあります。

いつも仕事モードでいるのは、リフレッシュ不足となり、健康上は好ましいものではありませんので、プライベートの時間は必要です。また、何度も同じ内容の電話対応が続く場合も、誰かに電話対応を頼みたくなるものです。

プライベートの時間を過ごしている時

個人経営や個人事業主として業務を行っていると、自分だけですべての電話に対応していますが、プライベートの時間であっても、携帯電話で電話対応しているケースも少なくありません。しかし、この様な常に仕事モードの体制を続けていると、電話の取り逃がしは少なくなるものの、その代償となるリスクを考える必要があります。

プライベートの時間であっても、電話の着信を気にした状態を続けてしまうと、ゆっくりとリラックスできる時間がなくなってしまいます。いつも仕事上の電話の着信を気にしていることで、家族や友人との関係に支障をきたしてしまう事態に陥る原因になるかも知れません。

プライベートの時間は、仕事の電話には出たくないと思うのが一般的ですが、電話に出なければビジネスチャンスや売上アップの機会を逃してしまう可能性が高くなります。しかし、電話代行サービスを利用していれば、プライベート時間中の着信電話の対応を電話代行のオペレーターに全て任せておくことができます。臨機応変に対応できるオペレーターが電話対応していることで、安心してプライベートの時間を過ごすことが可能となります。

同じ様な電話対応の繰り返しが続く時

個人経営や個人事業主の規模が小さなビジネスの場合でも、広告などの反響次第では広告の内容についての問い合わせ電話がたくさんかかってくることがあります。広告についての問い合わせであり、実際に売上が見込まれる電話であるものの、毎回同じ様な説明を続けていると、次第に事務的な口調で説明する様になり、自分で電話に出るのが嫌になってしまうこともあります。

顧客の立場としては、熱心に説明してもらえれば興味も湧いてきますが、事務的な口調の説明ではせっかく興味を持ってもらえたとしても、電話で問い合わせをしたことで、興味が薄らいでしまうこともあります。

個人事業主の業務は、電話対応以外が本来のメインの業務ですので、電話対応に苦手意識がある場合もあります。同じ様な電話対応の繰り返しが続く状況になったとしても、電話代行サービスを利用していれば安心です。オペレーターは電話対応がメインの業務ですので、同じ説明が必要になる電話の繰り返しであったとしても、オペレーターは丁寧な電話対応を続けることができます。

電話代行利用でイメージアップ

電話代行サービスの利用は、「電話に出れない時」や「電話に出たくない時」の状況対策としても役立ちますが、社会的信用の獲得やイメージアップの効果も期待できます。個人経営や個人事業主として仕事をする場合は、顧客や取引先から信頼を得る手段として、事業用の固定電話番号を提示するという方法があります。

個人経営や個人事業主は、携帯電話番号をメインの連絡手段としている提示しているケースがあります。しかし、携帯電話番号ではなく、事業用の固定電話番号を提示していることで、地に足がついた信頼できる経営をしているという印象を与えやすい傾向があります。

電話代行サービスでは、利用契約時に固定電話番号も低コストで利用できるのが一般的です。そのため、顧客や取引先から固定電話番号利用による信頼も獲得できるとともに、電話対応も委託できるというメリットがあります。

また、電話代行のオペレーターによる丁寧で高品質な電話対応で、事業のイメージアップを図ることもできます。電話代行のオペレーターは、電話対応に長けておりますので、通話の際も相手の話しを良く聞き取り、話しの要点を分かりやすく伝える術を持っています。

電話をかけてきた相手は、まるで秘書と話している様な感覚になりイメージアップできることで、その後の商談が良い結果になる可能性も高くなることが期待できます。

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