電話代行とレンタルオフィスのサービス内容とメリット
電話代行とレンタルオフィスのサービス内容には、似ている点と異なる点があります。どちらも経費節減や業務効率の向上に役立つサービスですが、それぞれのサービスを活用した場合に得られるメリットや違いを理解することが、それぞれのサービスの有効利用につながります。
電話代行とは？
電話代行は、取引先や顧客などからかかってきた電話応対を代行して専門の電話オペレーターが対応し、その電話を転送したり会話内容をメールなどで報告するサービスです。
契約者のスケジュール調整、出張時のホテルや交通機関の手配なども行うケースもあり、秘書代行と呼ばれることもありますが、電話応対が請負業務のメインになっている場合は電話代行と呼ばれることが多いです。
一般的に企業に勤める秘書のメインの業務は、上司のスケジュール管理ですが、その業務の中には電話応対も含まれます。電話代行と同じ意味で呼ばれる秘書代行は、企業に勤める秘書の業務全般というよりは、秘書の業務の電話応対に特化したサービスと理解した方が良いでしょう。
電話代行と秘書代行は、請け負う業務の範囲で呼び分けされている訳ではありませんので、サービスを利用する前に業務内容や対応範囲の確認は必ず行った方が良いでしょう。
電話代行のサービス内容
連絡手段としてメールやSNSを使う機会も増えてきましたが、現在でも電話は重要な連絡手段のひとつです。メールやSNSと違って電話は文字ではなく会話でのコミュニケーションで、電話がつながればすぐ用件を伝えたり確認することができます。
電話をしてきた相手にとって、電話は文字を入力する手間がかからない便利なツールですが、何時かかってくるか分からず、すぐ応対しなければいけない電話は、受ける側にとっては業務の障害になることも多いです。かかってきた電話を受けられなかった場合、せっかくのビジネスチャンスを失っている可能性もあります。しかし、かかってきた電話の応対を優先してしまえば、電話応対以外のメインの業務が疎かになってしまいます。
電話代行は、取りこぼしなく電話を受けて応対し、契約者がメインの業務に集中できる環境を作ることができるサービスです。一般的な電話代行のプランは、電話をかけてきた相手の会社名や名前、用件を聞いて電話を転送したり、折り返しの電話をする旨を相手に伝え、会話の内容をメールなどで随時報告します。
電話応対に優れたプロのオペレーターが丁寧に応対しますが、業務に関係のない迷惑電話などはオペレーターが精査してカットしてくれますので、余計な迷惑電話で業務を妨害されなくなります。また、電話応対の範囲や内容を事前にマニュアル化しておけば、電話の折り返し対応だけでなく、予約受付や商品・サービスの問い合わせ対応、各種手続きの説明などにも対応してもらえます。
オペレーターが電話応対した会話の内容は、随時メールなどで報告されますので、電話代行の契約者はメインの業務の合間などの余裕がある時に報告内容を確認してから、余裕を持って折り返しの電話をすることができます。
レンタルオフィスとは？
一般的にレンタルオフィスは、業務を行なう専用のスペースを貸し出すサービスです。一般的な業務遂行に必要な設備が備え付けられており、最近の業務では必須のネットワーク環境も整備されているレンタルオフィスがほとんどです。
共有スペースには、コピー機やスキャナー、給湯設備や貸会議室なども完備されているレンタルオフィスも多く、自前でこの様な設備をそろえる必要はありません。
レンタルオフィスには、一人用の部屋から数人で使える広い部屋など、いろいろなタイプがあります。利用にあたっては部屋のタイプによって価格設定されており、月額料金で使用できるレンタルオフィスが多いです。
レンタルオフィスに似たサービスとして、コワーキングスペースやバーチャルオフィスと呼ばれるサービスもあります。
コワーキングスペースやバーチャルオフィスとの比較
コワーキングスペースとは、個人事業主や起業家、在宅勤務が許可されている会社員、ノマドワーカーといった様に、業務を行なう場所の縛りがない環境で働いている人達が利用するスペースを提供しているサービスです。備えられたスペースを複数人でシェアして使用しますが、出張先や外回りの営業中にも時間単位で利用できたり、月単位で契約利用することができます。
バーチャルオフィスとは、物理的実体を有さない仮想の事務所です。事業用の住所を貸し出すサービスであり、物理的なスペースを貸し出すレンタルオフィスやコワーキングスペースとは異なります。そのため、実際に業務を行なうスペースは別途用意する必要があります。
法人登記などに必要な住所を都会の一等地に置きたい場合などに利用されますが、郵便物や荷物などは受取先を転送して、実際の業務スペースで受け取ることができます。オプションとして、電話番号やFAX番号の提供、コワーキングスペースや会議室、打ち合わせスペースの利用も可能なバーチャルオフィスもあります。
電話代行やレンタルオフィス利用時の電話番号と電話応対
電話代行とレンタルオフィスの電話番号を比較した場合、電話代行で使用する電話番号は、企業や契約者が以前から使っている電話番号もしくは新たに取得した電話番号になります。電話の転送機能を使用することで、別の場所で待機している電話代行会社のオペレーターが電話応対を行います。
レンタルオフィスで使用する電話番号は、オフィス自体を借りていることになりますので、レンタルオフィスが用意した電話番号を使うことになります。
電話代行の場合は、基本的にはかかってきた電話の一次対応を行い、折り返しの電話をする旨を電話の相手に伝えます。利用する電話代行プランによっては、事前にＱ＆Ａをマニュアル化しておけば、問い合わせ内容に対する回答を任せることも可能です。
レンタルオフィスの場合は、利用時の契約内容によっても異なりますが、共有スペースの受付で来客の取次ぎなどを行ってくれ、電話の一次対応も行ってくれるレンタルオフィスもあります。少し高度な電話応対を希望する場合は、レンタルオフィスを利用しながら、電話応対は電話代行を利用することも可能です。
電話代行とレンタルオフィスのメリット
電話代行やレンタルオフィスを利用した場合、電話代行では主に電話応対に関する問題を解決し、電話の取りこぼしがなくなり、業務の効率化を図れるとともに、スタッフ採用・教育にかかるコストや手間を削減できるメリットがあります。
一方、レンタルオフィスでは、主にオフィスを維持するのにかかるコストを抑えられるというメリットがあります。
電話代行のメリット
電話代行を利用した場合、主に以下の様なメリットがあります。
電話の取りこぼし防止と顧客満足度の向上
個人事業主や数名で運営している企業では、事務所にスタッフがいたとしても電話に出れない状況が発生してしまいます。取りこぼした電話の中には、契約や商談につながる重要な電話が含まれている可能性があります。また、電話がなかなかつながらない場合は、顧客からの信頼も失ってしまうことになります。
電話の取りこぼしを発生することなく、全ての電話に応対できる体制にしておくことは、ビジネスチャンスを逃さないだけでなく、顧客満足度を向上するというメリットがあります。電話がいつでもつながり、電話応対に優れた電話代行のオペレーターが丁寧に電話応対すれば、電話をかけてきた相手からの印象も良くなります。
業務の効率化を図れる
電話の呼び出し音や突然かかってくる電話の応対は、メインの業務を中断して対応しなければいけないため、業務の障害になってしまいます。メインの業務に集中している時に作業を中断して電話応対することになってしまうため、業務の効率を低減させていることになり非効率的です。
電話代行を利用すれば、電話の呼び出し音や突然の電話応対に惑わされることなく業務に集中でき、電話応対のためにメインの業務を中断することがなくなります。その結果、業務の効率化が図れて効率よくメインの業務を進めることができる様に改善できます。
受電した電話の内容は、電話代行のオペレーターからの報告で確認できますので、空いた時間に確認できて折り返しの電話対応ができます。急ぎの電話を待っている場合は、オペレーターに電話の相手や用件を事前に知らせておけば、受電した電話をそのまま転送してもらうこともできます。
また、業務に何の関係もない迷惑電話は、電話の内容をオペレーターが精査してカットしてくれますので、迷惑電話に対応する無駄な労力と時間がなくなり、その分の時間をメインの業務に有効に費やすことができる様になります。
スタッフ採用や教育にかかるコストや手間を削減
電話応対に追われながら仕事をしていると、その負担を減らすためにスタッフの増員を検討されると思います。しかし、スタッフを増員しようとした場合、募集時の手間や費用、採用後の人件費や経費、そして教育にも結構なコストがかかってしまいます。そのため、スタッフの増員を見送っている企業も多いのが実情です。
電話代行は、スタッフ増員にかかる費用とに比べると、格安で利用できるサービスです。予算に応じて電話代行のプランを選択することもでき、電話応対に優れたオペレーターを電話窓口として活用できます。
レンタルオフィスのメリット
レンタルオフィスでは、主にオフィスを維持するのにかかるコストを抑えられるというメリットがあります。
オフィスの維持コスト削減
レンタルオフィスは、スタッフの人数に応じて適当な規模のスペースを選ぶことができます。業務に必要なデスクや椅子などの設備は揃っていますので、新たに購入する必要はありません。また、共有部分の管理費や水道光熱費は、賃料に含まれているケースがほとんどです。
高額な設備であるコピー機などは、他の企業と共有して使用する設備として利用することができ、ネットワーク環境も整っていますので、起業時の初期費用を抑えられるだけでなく、設備の維持コストも削減できます。
業務内容によっては、応接室や会議室の利用が必要になりますが、共有スペースとして応接室や会議室を利用できるレンタルオフィスも多いです。但し、応接室や会議室の利用は、別料金となっているケースが多いので利用前の確認が必要です。
立地の良い場所にある
多くのレンタルオフィスは、駅に違い場所にあり利便性も良いですが、レンタルオフィスの住所を企業の登記住所として利用できます。駅に近い一等地に事務所を構えていることにもなりますので、企業としての信頼度もアップします。
レンタルオフィスでは、来客や電話応対もしてもらえるというメリットもありますが、レンタルオフィスを利用中の同じフロアの複数の企業の受付として、1名もしくは数名のスタッフで対応しますので、電話の取りこぼしは発生する可能性があります。
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