クレーム電話の受付は電話代行サービスを活用して外注化が安全

商品や各種サービスを顧客に提供していれば、必ずと言って良いほど顧客からのクレームは発生しますので、クレーム電話の受付は電話代行サービスを活用して外注化するのが安全です。

クレーム対応専用の電話番号を設置

最近ではほとんどの企業がホームページを公開していますが、連絡先電話番号に企業の代表電話番号のみ掲載している企業も多いと思います。

クレーム電話は特別な電話ですので、顧客が激怒している状態で電話をしてくる場合も多く、その電話に出る前にある程度の心構えは必要です。取引先や同僚からの電話、問い合わせや注文の電話などと同じ電話番号でクレーム電話に応対していると、最初の電話応対で失敗してしまい問題が大きく発展してしまうケースもあります。

また、クレーム電話を担当者が直接受け付けてしまうと、自分の仕事どころではなく、その対応に追われ予定していた仕事ができなくなってしまう場合もあります。内容によっては担当者の上司や同僚を巻き込んで、数名の貴重な就業時間を無駄にしてしまうこともあるでしょう。

このようなことにならないように、クレーム(苦情)の受付電話番号は専用の電話番号を設置して、他の電話番号とは分けておくのが懸命です。そうすることで「この電話にかかってくるのはクレーム(苦情)」と分かります。

顧客が商品やサービスに苦情がある場合は、企業のホームページを見て電話番号を調べることが多いですが、ホームページに「サポートセンター」として、代表電話以外の専用の電話番号を掲載しておけば、商品や各種サービスに対してのクレーム電話は、そのサポートセンターの電話番号にかかってくるようになります。

クレーム電話対応は電話代行を活用して外注化

同じ様な商品やサービスを多く市場に提供していれば、クレームも同じような内容が多くなると思います。同じクレームであれば、その商品やサービスの担当者が毎回対応する必要はありません。クレーム内容ごとに対処方法が決まっていれば、電話対応だけで済んでしまうクレーム案件も多いと思います。

クレームの一次対応やフォーマット化されたクレーム対応であれば、電話代行サービスを活用して専門のコールセンターで一括して応対するのが良いでしょう。

電話代行サービスを活用してクレーム専用コールセンターとして外注化することで、従業員の負担が軽減されてクレーム対応に費やしていた時間を有効に使えるようになり、本来の業務に集中できることにより、売上を伸ばす活動に専念できるようになるでしょう。

このようなことにより、クレーム受付の専用電話を開設し、電話代行サービスを活用して外注化(コールセンター化)すれば、メリットも多いと考えられます。
RTC電話代行サービスでは、ご利用開始月無料のお試し利用も可能ですので、クレーム電話の受付対応でお困りの際は、お気軽にお問い合わせください。

クレーム電話対応にオススメの電話代行プラン

クレーム対応専門の電話代行サービス（月額40,000円(税込44,000円)～）

クレーム対応専門の電話代行サービスです。様々な業種に対応して苦情受付を実行します。クレーム対応電話の一次受付業務を外部委託して、外注化・アウトソーシングをご提案いたします。

お客様からの苦情を専門的に処理したい場合のお勧めのプランです。また、クレーム以外の迷い込み電話にも問合せ先を案内することも可能です。

ネクストプラン（月額40,000円(税込44,000円)～）

専任アシスタントが1名付き、電話応対マニュアルを無制限で整備。受け答え対応力を高めて、スピード感ある電話受付対応を実践します。
応対件数毎に進化する「成長型電話代行サービスプラン」
電話応対マニュアルの更新で、専門的な問い合わせ対応も可能になります。