士業事務所で電話代行サービスを利用するメリットと活用目的
電話代行サービスは、自社スタッフの代わりに電話対応をアウトソーシングできるサービスです。サービス内容の詳細や品質面は、利用する電話代行会社やプランによって様々な違いがあります。そのため、電話代行サービスを利用する際は、依頼する電話対応の内容や時間帯、そして月々の入電件数などによって、自社に適したサービスを選択することがポイントとなります。
電話対応を代行するサービスとして利用できるのは、電話代行サービスとコールセンターです。どちらも電話対応を代行するサービスとなりますので混同しやすいですが、サービス内容の面ではそれぞれ異なる特徴があります。
コールセンターは、一定数のオペレーターを確保して、専用の電話番号で対応するのが一般的です。規模としても大きなものになりますが、基本的に電話の取り次ぎをすることはなく、一定数の入電が予想される問い合わせ窓口や注文受付などで利用されることが多いサービスです。
対して、電話代行サービスは、会社の番号にかかってきた電話を代わりに受けるのが主な業務内容となります。相手から用件を聞き取って報告したり、電話を取り次いだりしますが、そのサービス内容の範囲は広く、用件を聞き取るだけでなく、注文や予約の受付などを代行することもできます。
コールセンターと比べると小規模なイメージとなりますが、会社で電話の受付窓口を担当する事務スタッフの代わりに働いてくれるという様なイメージです。
ここでは、弁護士や司法書士、行政書士や会計士などの士業事務所で、電話代行サービスを利用することによって得られるメリットや活用目的について具体的にご紹介いたます。
士業事務所で電話代行サービスを利用するメリット
小規模で経営している士業事務所の従業員数は、10名以下というところが多いですが、小規模な事務所ほど電話代行サービスを利用することで、様々なメリットを得ることができます。具体的には、以下の様なメリットが期待できます。
いつでも電話がつながる顧客対応
士業事務所の顧客としては、困った問題が生じた時に時期や時間帯に関係なく、すぐにでも相談したいと考えることが多いです。その様な顧客にとっては、営業時間外となる夜間であっても、いつでもすぐに電話がつながる士業事務所は心強く感じ安心できます。
士業事務所にとっては、自社スタッフのみで年中無休で電話対応を行うことは困難です。しかし、顧客にとってはいつでも電話がつながって、用件を伝えられただけでも安心できることが多いです。いつでもつながる電話があることで、顧客対応を充実させることになりますが、24時間365日対応の電話代行サービスを利用すれば対応可能となります。
電話代行サービスのオペレーターは、法律に関する資格を持っている訳ではありませんので、電話の一次受付対応として用件の聞き取りと報告という対応になります。しかし、顧客側としては「用件を伝えたので折り返しの連絡をもらえる」というだけでも安心できます。
営業時間外は、Webサイトの問い合わせフォームから連絡してもらうという方法もありますが、顧客側としては文章入力は時間もかかり面倒な作業です。実際に電話で人と会話できるというだけで、士業事務所に対する安心や信頼感がまったく違います。
士業事務所としての丁寧で適切な電話対応
弁護士や司法書士、行政書士や会計士などの士業事務所は、顧客から信頼されることが重要です。初めて電話してきた顧客としては、電話を受け付けたスタッフの電話対応によって、その事務所の雰囲気や信頼性を感じ取ることもあります。
士業事務所の窓口として電話を受けるには、丁寧で適切な電話対応ができる人材が望ましいですが、その様なスキルを持ったスタッフを雇用するのは難しいことがあります。しかし、電話代行サービスを利用すれば、電話応対に優れたスキルを持った電話オペレーターが、士業事務所としての丁寧で適切な電話対応で、電話窓口業務を代行してくれます。
不要な電話は排除して重要な電話は逃がさない
士業事務所の連絡先は、Webサイトや電話帳、そして様々な資料にも公開されていますので、セールスやアンケート調査などの業務とは関係ない電話がかかってくることが多いです。一度断っても何度も電話をかけてくる悪質なところもありますので、業務妨害となることも多々あります。
この様な迷惑電話に出ることは、業務を中断されてしまうだけでなく、気分的にも嫌な思いをしてしまいます。電話代行サービスを利用すれば、業務とは無関係の不要な電話を排除してくれ、業務に関係した電話のみを取り次いだり報告してくれます。そのため、重要な電話を逃してしまうこともなくなります。
業務に集中でき効率もアップ
士業事務所の業務は外出することも多いですが、一人もしくは数人で経営されている士業事務所では、外出中の電話を携帯電話に転送して対応していることも多いと思います。しかし、携帯電話に転送された電話に外出先で対応するのは難しい場合も多く、接客中の顧客対応などにも悪い影響を及ぼしてしまうこともあります。
電話代行サービスを利用していれば、外出や接客中であっても電話代行のオペレーターが、すべての電話に対応してくれています。事務所内にいる場合でも、電話に出ずに業務に集中したい時もありますが、この様な場合にも電話で作業を中断されずに済みますので、業務に集中でき効率もアップします。
レンタルオフィスでの起業にも最適で経費も節減
弁護士や司法書士、行政書士や会計士などで起業する場合、レンタルオフィスやコワーキングスペースの利用も増えています。また、起業したばかりの状況では、スタッフを雇用する余裕がない場合もあります。起業したばかりの時期にスタッフに望む業務内容の多くは電話対応ですが、電話代行サービスを利用すれば、スタッフを雇用するリスクは必要なくなります。
スタッフを雇用することになれば、それなりの設備が整った事務所が必要になりますが、電話代行サービスを利用することで、簡易的なレンタルオフィスやコワーキングスペースでも起業することができます。また、スタッフを雇用すれば人件費ばかりでなく、その他の経費も必要になります。電話代行サービスは、それらの費用と比べれば、遥かに安価な費用で士業事務所としての高品質な電話対応が実現できるだけでなく、かなりの経費も節減できます。
リモートワークにも対応
電話代行サービスは、自社の電話にかかってきた電話を電話代行会社のオペレーターに転送して電話対応を行います。電話を士業事務所で受ける必要はありませんので、リモートワークにも対応できます。顧客からの電話を受けるためだけに出社する必要はありません。
コロナ感染対策時の様に、何らかの事情でリモートワークが必要になる場合もあります。その様な場合でも、電話代行サービスを利用していれば、自宅などの士業事務所以外の場所でリモートワークを行うことができます。
士業事務所での電話代行サービス活用目的
士業事務所では、実際に以下の様な目的を持って、電話代行サービスを活用してしるところが多いです。
営業時間外の電話受付対応として活用
会計士や社労士などの士業事務所では、企業相手の業務が一般的ですが、弁護士や司法書士、行政書士などの士業事務所は、一般の人を相手にすることが多いと言えます。対企業であれば、士業事務所でも営業時間内でのやり取りが多いですが、一般の人を相手にする場合は、夜間でも土日でも営業時間外に電話対応を可能にしておいた方が、顧客にとっては安心でき信頼も得られます。
しかし、事務所内で24時間体制で対応するのは現実的ではありません。事務所を四六時中開けておけば、電気代などの経費が掛かるだけでなく、業務に従事しているスタッフの労働時間の問題もあり、無理な負担が掛かってしまいます。
その点、24時間365日対応の電話代行サービスを利用していれば、営業時間外であっても電話の受付対応が可能になります。顧客は夜間でも土日でも、いつでも士業事務所に電話をかけて用件を伝えられることや、いつ頃に折り返しの連絡を貰えるかが分かるだけでも安心できます。
電話代行サービスは、利用する時期や時間帯も選べますので、24時間365日対応が必要ない場合でも、夜間だけや週末だけのプランを選択して利用できます。また、ご自身が電話対応が可能な場合には、電話転送のON/OFFを切り換えることで、電話代行サービス利用のタイミングをコントロールすることもできます。
少人数事務所での電話受付専用スタッフとして活用
電話受付専用スタッフであれば、士業事務所内に在籍している必要はありません。電話の受付業務は、電話代行サービスを活用した方が、安価な費用で高品質の電話対応を実現できます。同じ事務所内で雇用した自社スタッフと顔を合わせれば、それなりの気遣いなども必要になります。
しかし、電話代行サービスのオペレーターとは、業務上のつながりだけですので、余計な気遣いは必要ありません。
人材不足解消と電話応対品質の改善
自社スタッフとして電話受付を担当してもらうために人材募集の広告を出したり、職業安定所に求人登録しても、なかなか良い人材が集まらないことも多いです。早く雇用したいと思い安易に決めてしまうと、業務に適していない人材を選んでしまうことで、後悔することにもなってしまいます。
電話の受付対応の人材が不足している場合は、電話代行サービスを利用することで解決できます。士業事務所内に在籍はしませんので、接客時のお茶出しなどはできませんが、入電した電話を取り逃すことなく、電話応対の品質も改善できます。
RTC電話代行サービスの士業事務所向け専門プラン
RTC電話代行サービスでは、弁護士や司法書士、行政書士や会計士などの士業事務所向けに特化した、スタートプランとネクストプランをご用意しております。
スタートプランは、対応時間帯で365日いつでも転送自由となり、入電した電話の一次対応に特化したプランで、電話のつなぎ役として好評をいただいております。
ネクストプランは、月間の入電数は100件からの料金設定となりますが、当社のアシスタント1名が電話応対マニュアルの整備を担当させていただきます。日々の電話応対から出る疑問や質問を蓄積してマニュアルの精度を高め、利用期間を継続するほど電話応対の範囲が広がります。
※不動産会社や賃貸管理会社での電話代行ご利用は、基本プランでもご検討いただけます。
