会計士・税理士事務所も電話代行サービス利用で電話応対業務改善
会計士・税理士事務所でも、受付業務を担当する事務スタッフを雇用することなく、低コストで利用できる電話代行サ－ビスを活用することで、電話応対業務の改善が可能となります。また、事務所の運営コストが削減できるだけでなく、業務効率の向上も実現することができます。
電話代行サービスを利用により、電話相談しやすい環境を構築することにより、個人やフリーランスなどからの確定申告相談なども積極的に顧客として取り入れ、それらの顧客からの融資相談や遺産相続などの確定申告以外の案件依頼が増える効果も期待できます。
電話代行サービスとは？
電話代行サービスとは、電話応対業務を担当するスタッフを雇用することなく、電話応対業務を社外の電話代行会社のオペレーターに外部委託できるサービスです。
電話代行サービスでは、企業の規模や業種を問わず電話応対業務を請け負いますが、電話の一次対応だけの窓口だけでなく、それぞれの業務内容に特化した予約受付、商品・サービスの受注や手配、製品・商品の問い合わせ対応など、高度な電話応対に対応している電話代行サービスのプランもあります。
Webサイトやメール、SNSも日常的に使われる時代となってきましたが、会計士・税理士事務所では電話や直接の面談で顧客と接する機会が多いため、電話応対を重要視して電話代行サービスを利用する事務所が増えています。
インターネットを利用したZoomなどのWeb面談ツールも使われる様になってきましたが、一般の顧客相手にWeb面談ツールを使う機会は少ないため、まだまだ相手の顔が見えない電話での声だけのやり取りが一般的です。
電話代行サービスでは、複数のオペレーターが待機していますので、かかってきた電話を取りこぼしてしまうことはほとんどなくなり、案件獲得につながるビジネスチャンスも逃がしません。電話応対に優れたオペレーターが対応しますので、電話をかけてきた相手にも好印象を与えることができ、事務所の信頼性向上にも電話代行サービスは貢献することができます。
電話応対内容の確認方法
電話代行サービスでは、複数のオペレーターが待機して電話応対を行います。企業の窓口として電話の一次対応を行いますが、電話応対した通話の内容は随時報告されます。報告方法としては、Web上の専用システムが使われることもありますが、指定されたメールアドレスへのメール送信、SNSのメッセージ機能などを使って報告されます。
通話した内容は、電話応対する度にオペレーターから報告されますが、電話代行利用者様側では時間が空いた時にまとめて確認することができます。そのため、電話がかかって来る度に業務を中断することなく、時間を有効に使うことが可能となります。
すぐに電話応対が必要な案件がある場合は、事前に重要性のある案件や特定の顧客をオペレーターに指示しておけば、内線電話の様に電話をそのまま転送する運用もできます。
電話代行サービスの利用プラン
無料でお試し利用できる電話代行サービス会社が多くなってきましたので、それぞれの電話代行サービス会社の品質を確認してから、実際に利用を開始することもできます。
利用料金は「月額基本料金＋月々の受信予定件数に合わせたコール料金」で設定されているケースが多いです。月額基本料金は、電話代行サービスを利用する「日中・夜間・24時間といった時間帯別」「平日のみ・土日を含む365日対応」などの利用プラン設定で変わってきます。初期費用については、無料としている電話代行サービス会社が多いです。
会計士・税理士事務所で電話代行を利用するメリット
一般的な電話の一次受付と転送のみの電話代行サービスの利用でもメリットがあり、電話代行サービスを利用する会計士・税理士事務所は増えています。最近では会計士・税理士・司法書士や弁護士などの士業業務に特化した、士業専門の電話代行プランも提供される様になってきました。
電話代行サービスを利用すると、どの様なメリットがあるのかと質問をいただくことが多いですが、代表的なものとして以下の様なメリットを挙げることができます。
電話対応のロス時間を削減して業務効率向上
会計士や税理士などの業務はミスが許されませんので、集中して業務に取り組める環境が必要です。業務に集中できなくなる原因として一番多いのは電話対応ですが、その電話の内容が不要な営業電話などの迷惑電話だったりすると、イライラ感も倍増してしまいます。
また、不要な電話に対応するだけでも時間をロスしてしまいますが、電話対応で途切れた集中力を元に戻すためにも無駄な時間を費やしてしまいます。この様な場合、電話代行サービスを利用していれば、不要な営業電話などの迷惑電話は、電話代行のオペレーターがカットしてくれます。
全ての電話の一次対応を電話代行サービスに委託してしまえば、急ぎや重要な電話以外の電話の影響は受けずに業務に集中でき、電話対応のロス時間を削減できるので業務効率も向上します。
電話の取りこぼしがなくなり、ビジネスチャンスを逃さない
税務署や役所関係、そして顧客先などに外出する機会が多い会計士や税理士の業務は、事務所に不在となる時間が多いです。そのため、事務所にかかってきた電話を携帯電話に転送して電話対応していることが多いと思います。
外出している間は、移動中だったり打ち合わせ中だったりすれば、転送された電話に出れないことも多く、電話の取りこぼしも発生してしまいます。その取りこぼした電話の中には新規顧客からの問い合わせが含まれていることもあり、ビジネスチャンスを逃してしまっているかも知れません。
既存の顧客からの電話を取りこぼしてしまった場合も、電話がなかなかつながらなければ信頼性を失い、顧客離れの原因になることも考えられます。留守番設定にしていたとしても、留守番電話に要件を伝える人は少ないですので、留守番電話を電話のと取りこぼし対策として利用するのはお勧めできません。
電話代行サービスでは、複数のオペレーターが待機しておりますので、電話の取りこぼしはほとんど発生しません。電話応対した通話の内容は、随時報告されて専用システムやメール、SNSなどでいつでも確認できますので、報告内容を確認してから空いた時間に、優先順位を付けて折り返しで電話対応することができ、ビジネスチャンスを逃すことはなくなります。
急ぎや重要な電話がある場合は、その内容や電話の相手を事前に電話代行のオペレーターに指示しておけば、電話の一次対応後の折り返し電話対応ではなく、そのかかってきた電話をそのまま転送させて、すぐ電話に出ることもできます。
電話応対品質の向上
事務所の代表電話に会計士や税理士が直接電話に出るよりも、電話の窓口となる受付スタッフ経由で電話応対した方が、顧客に信頼感を与えられる傾向があります。電話代行のオペレーターは電話応対のプロフェッショナルですので、丁寧な電話の受け答えで電話応対をすることで、電話をかけてきた相手に好印象を与えることができます。
スタッフを雇用するよりもコストを低減できる
会計士・税理士事務所で電話応対を担当するスタッフを雇用しようとすると、求人するだけでも費用が掛かる場合も多く、人件費や各種社会保険料などの費用も掛かります。また、電話応対のスキルが高いスタッフを雇用できる保証はなく、雇用して業務内容や電話の受け答えを教育したとしても、せっかく仕事を覚えた頃に突然退職されてしまうというリスクもあります。
その点、電話代行サービスであれば、月額で数千円から利用できるプランもあり、土日も含めた365日対応や24時間対応も安価で利用することができます。また、士業サービスに特化したプランや、電話応対内容を拡充できるプランを利用すれば、会計士や税理士業務の負担をさらに軽減できて、より業務効率の向上に役立つことになるでしょう。
RTC電話代行サービスの士業専門電話代行プラン
会計士･税理士･弁護士･司法書士･行政書士などの士業の電話応対に特化した電話代行です。電話代行を利用して電話応対業務を効率化することで、一次対応で案件選別も可能となり顧客獲得のための電話相談件数アップも望めます。
スタートプラン：月額7,500円(税込8,250円)～
ネクストプラン：月額40,000円(税込44,000円)～
