電話代行サービスを利用して弁護士事務所の業務に専念
一人もしくは少人数の弁護士事務所の場合、電話対応が業務の妨げとなってしまい、本来の弁護士としての業務に支障をきたすことは少なくはありません。しかし、電話対応を疎かにしてしまうと、大事な電話を取りこぼしてしまったり、なかなか繋がらない電話が原因となり、顧客からの信頼を失うことにもなります。
電話対応の問題は電話代行サービスを利用することで解決できます。電話代行サービスにすべての電話の一次対応を任せることもできますが、弁護士事務所の場合には裁判所や保険会社などの業務用電話連絡先と、顧客からの電話連絡先を分けて利用するのも良いでしょう。
業務用の電話は営業時間に弁護士事務所内で対応し、顧客からの電話は電話代行サービスにて対応するだけでも、電話対応の負担をかなり軽減できます。電話代行サービスは、弁護士事務所の営業時間内だけでなく、24時間対応を利用することもできます。弁護士事務所のお客様窓口を24時間対応にすることで、新規顧客の獲得チャンスが増えたり、いつも繋がる電話が顧客満足度のアップにもなるでしょう。
弁護士事務所が電話代行サービスを利用するメリット
大きな弁護士事務所であれば、弁護士も事務スタッフも充実しておりますので、営業時間内での電話対応であれば、あまり不自由は感じていないと思います。電話代行サービスは、特に個人事務所的な弁護士事務所で利用するとメリットがあります。
機会損失の防止
弁護士1名、もしくは弁護士1名・事務員1名などの少人数で弁護士事務所を運営している場合、裁判所へ出向かなければならない場合や接客中、そして外出中などには電話による依頼や問い合わせへの対応が困難になります。また、営業時間外となる夜間や休日などにも電話対応はできません。
少しでも多く案件を獲得する機会を増やすためには、顧客からの電話に対応できる時間を増やす必要があります。電話代行サービスのオペレーターは、弁護士事務所のスタッフとして電話応対しますので、最初の電話が繋がることで顧客は安心でき、折り返しの電話を待つことができます。
弁護士としての業務に集中できる
電話代行サービスを利用すれば、弁護士としてするべき本来の業務に集中できることも見逃せないメリットです。かかって来る電話は、大事な電話ばかりとは限りません。なかには迷惑な営業電話などもかかってきますので、電話対応が負担となり業務の妨げとなっていることも少なくありません。
電話代行サービスを利用していれば、迷惑な営業電話などはオペレーターがカットしてしまいますので、必要な電話にのみ応対すればよくなり、弁護士としての本来の業務に集中できます。
プライベートを守ることができる
プライベートの時間を犠牲にして、夜間でも休日でも顧客からの電話に対応されている弁護士の方もいらっしゃいます。しかし、仕事を効率良く進めるためには、仕事とプライベートのメリハリを付けて気分をリフレッシュすることも大切です。24時間365日ずっと気を張り詰め続けていれば、精神的にも体力的にも疲労が溜まってしまい、業務の効率も悪くなってしまいます。
電話代行サービスを利用していれば、ご自分が直接電話対応することなく、電話代行会社のオペレーターが電話応対して、その内容を随時メールなどで報告してくれます。
弁護士事務所にて電話代行サービスを利用する際の注意点
弁護士は顧客の個人情報や企業の秘密情報を扱う業種ですので、情報セキュリティ対策が重要となります。電話代行会社のオペレーターは、受託先のスタッフとして電話応対するものの、実質的には外部の人となりますので、情報漏洩のリスクを意識する必要があります。
そのため、業務委託する電話代行サービス会社の情報セキュリティ管理や体制をしっかりと見極める必要があります。その際の指標となるものは、プライバシーマーク制度やISMS適合性評価制度になりますので確認されると良いでしょう。
プライバシーマーク制度について
プライバシーマーク制度は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が1998年から運営している制度です。事業者の個人情報を取り扱う仕組みとその運用が適切であるかを評価し、その証として、事業活動においてプライバシーマークの使用を認定する制度です。
プライバシーマークは、事業者にとっては法律への適合性はもちろんですが、自主的により高いレベルの個人情報保護マネジメントシステムを確立し、運用していることをアピールする有効なツールとして活用することができます。
ISMS適合性評価制度について
ISMS（Information Security Management System）適合性評価制度は、情報セキュリティの個別問題ごとの技術対策の他に組織のマネジメントとして、自らのリスクアセスメントにより必要なセキュリティレベルを決め、プランを持ち、資源配分してシステムを運用するものです。ISMSには技術的対策だけでなく、従業員の教育・訓練、組織体制の整備なども含まれます。
電話代行サービスを利用する際、弁護士事務所直通とお客様窓口の電話番号を分けて電話対応するのもひとつの情報漏洩リスク対策となります。裁判所や保険会社などの業務用の電話対応は事務所直通の電話で対応して、顧客対応の電話のみ電話代行サービスを利用すれば、情報漏洩のリスクを軽減することができます。
電話代行サービスを選ぶ時のポイント
多くの電話代行サービス会社や電話代行プランが存在しておりますので、どこの電話代行サービス会社のどの様なプランを選んだら良いか迷われることもあるかと思います。電話代行サービスを選ぶ時は、以下の3つのポイントを押さえておくと良いでしょう。
電話代行サービスを利用する理由を明確にしておく
電話代行サービス利用を検討する際、
- 電話代行を依頼する範囲
- どのような電話対応をしてほしいのか？
- どの様な情報の案内や説明をしてほしいのか？
- 電話応対後はどこへどのような方法で連絡してほしいのか？
などを明確にしておくことが大切です。
料金とサービス内容をしっかりと比較する
電話代行サービスの料金は、初期費用が必要かどうかも大事な比較対象となります。月額料金は委託する電話代行会社やサービス内容、そして利用時間帯などで比較することができます。電話代行サービスの月額料金は、月々の最大受電数を設定して定額の月額料金を設定していることが多いです。設定した受電数を超えた場合は、超過した分だけ加算されますので、月々どれくらいの受電数があるか把握しておくことが大事です。
サービス内容が同じだからといって、安易に料金が安い方を選んではいけません。安いのには理由があり、オペレーター品質が悪いこともあれば、サービス内容に何らかの制限があることもあります。また、定額の月額料金は基本料金と表現されることもありますが、受電件数が超過した場合などの加算料金も加味して検討すると良いでしょう。
実際に利用してみないと分からないことも多いですが、無料でお試し利用ができる電話代行サービス会社もあります。お試し利用できる電話代行サービス会社であれば、オペレーター品質が優れていると考えることもできます。
電話代行サービス会社の運営体制をチェック
電話対応を委託することで、電話代行サービス会社のオペレーターが弁護士事務所の電話窓口を担当することになります。品質の悪い電話代行会社を選んでしまうと、電話代行サービス利用の効果を得ることができないばかりか、悪い影響が出てしまうかも知れません。
そのためにも、正式に委託する前にお試し利用をしたり、送られてきた資料などにしっかりと目を通して、電話代行サービス会社の運営体制などをチェックしておくことも重要です。
RTC電話代行サービスの電話代行プラン
RTC電話代行サービスでは、洗練された高度なオペレーター品質をベースとして、広範囲なビジネス要求に対応する電話代行基本プランと、専門業務に特化して各種サービスと連動した業務別専門パッケージで、様々な業種の電話受付代行に対応しております。
当社は無料でお試し利用ができ、1ヶ月単位の契約更新となります。
電話代行サービス【基本プラン】
RTC電話代行サービスの「基本プラン」は、様々な業種に対応可能です。「電話のつなぎ」の役割を果たす、基本項目（会社住所・営業時間など）のお問い合わせにしっかりと対応する格安の「スタートプラン」。そして、受付からクロージングまで完全委託型のコールセンター構築が可能な「ネクストプラン」など、ご要望とご予算に応じてご利用いただけます。
電話代行サービス【業務別専門プラン】
業務別専門プランは、同業種や同じ様な問合せ内容を専門的にパッケージ化することにより、洗練された高い品質での電話代行サービスを目指しております。また、その業種をブロック化することで、格安料金でのご提供を可能としております。
