不動産会社や賃貸管理会社が電話代行を利用するメリットとポイント
不動産会社や賃貸管理会社の仕事は、常に接客が多い職種となりますので、電話対応を改善すれば効率的に仕事を進めることが可能となります。そのため、電話代行サービスの利用を検討されている不動産会社や賃貸管理会社も増えています。
本記事では、不動産会社や賃貸管理会社が電話代行サービスを利用するメリットや改善できることをご案内いたします。
電話代行サービス利用で改善できる問題とサービス内容
電話代行サービスの内容やレベルは、電話代行会社や利用するプランによって異なります。スタッフへの電話の取次ぎのみのシンプルなサービス内容から、簡単な商品説明や予約受付、クレーム対応を行うものまで幅広く運営されており、昼間・夜間のみや24時間対応など、利用できる時間帯も様々です。
また、不動産や賃貸管理業界などでご利用の際は、専門用語の理解が必要な業界に特化した電話代行サービスを提供している電話代行会社もあります。
電話代行サービス利用で改善できる問題
不動産会社や賃貸管理会社が電話代行サービスを利用することで、以下の様な電話対応に関わる問題を改善することが可能となります。
- 電話対応に追われてしまい、本来の業務に専念できない。
- 電話を取り逃がしていることで、新規顧客獲得の機会を失っている。
- 商談中にかかってきた電話に出ることができない。
- 夜間や休日などの営業時間外に電話対応ができない。
- 売り上げが停滞して伸び悩んでいる。
- 営業時間外に入居者のトラブル対応やクレーム電話の対応ができない。
- 引越しシーズンなどの繁忙期などに、問い合わせや顧客対応が疎かになってしまう。
- 不動産や賃貸管理などの専門知識を持った電話応対スタッフを確保できない。
電話受付対応専門のスタッフがいない場合は、本来の業務を行いながら電話対応することになります。電話対応をすることで本来の業務を中断しなければいけませんので、業務の効率は悪くなってしまいます。また、電話を取り逃がしていたり、電話対応が疎かになることで新規顧客を獲得する機会を失ってしまうばかりでなく、なかなかつながらない電話のせいで、既存の顧客からの信用も薄らいでしまうことになります。
電話代行サービスを利用すれば、電話対応に慣れたオペレーターが、受信した電話を取り逃すことなく丁寧に応対しますので、顧客対応を改善できるだけでなく業務効率も向上して、売リ上げアップにもつながるでしょう。
不動産会社や賃貸管理会社の電話代行サービス内容
不動産会社や賃貸管理会社にて電話代行サービスを利用した場合、基本的なサービス内容としては、以下の様なものがあります。
- 内覧予約の受付やキャンセル対応。
- 空室状況や賃料、敷金・礼金・共益費、ペット飼育の可否など各種条件の案内。
- 退去予定日の受付や入居可能日などの案内。
- 物件資料や申し込み書の送付受付や資料のメール送信もしくはFAX送信。
- 入居者からの問い合わせ対応。
- 入居者や周辺住民からのトラブルやクレーム電話の一次受付対応。
利用できるサービス内容は、利用する電話代行会社やプランによって変わります。サービス内容が充実していれば、それだけ料金も割高になりますので、自社のニーズに合ったサービス内容で検討されると良いでしょう。
不動産会社や賃貸管理会社向けの電話代行サービスとして、入居者から水漏れや排水つまり、玄関の鍵トラブルなどの緊急のトラブル発生電話があった場合に、水道屋や鍵屋などの駆けつけサービスまで手配可能なプランを提供しているところもあります。
時間に左右されない不動産や賃貸管理物件の問い合わせ電話対応
電話代行サービスを利用することで、営業時間外であっても不動産や賃貸管理物件の相談や問い合わせ電話を受けることが可能になります。不動産や賃貸管理物件を探している人は、気になる物件をWebサイトなどで見つけた時は、営業時間外であってもすぐ問い合わせをして物件を抑えたいと考えます。
多くの人は平日の昼間に働いていますので、その問い合わせをするタイミングは、夜中や土日になることが多いです。不動産会社や賃貸管理会社は土日に営業しているところが多いですが、土日は接客業務が多くなりますので、問い合わせ電話の対応が疎かになることもあります。
夜間や定休日などの営業時間外や接客で忙しい時でも、問い合わせの電話を受けることが可能になれば、問い合わせしてくる新規の見込み客を逃がすこともなくなります。電話代行サービスのオペレーターから、問い合わせ物件の内覧希望日時や顧客の連絡先を報告してもらえれば、営業時間になってから折り返しの電話をして対応することができます。
営業時間外は、Webサイトの問い合わせフォームで受け付けているから大丈夫だと思われるかも知れませんが、問い合わせフォームに入力する顧客側としては、送信後に本当に内容が伝わっているか不安を感じていることも多いです。しかし、電話での受付が可能であれば、直接人と会話して問い合わせができることで、きちんと問い合わせ内容が伝わったと安心することができます。
キャンセル希望の電話対応
問い合わせがあり内覧日時が予約されていても、顧客側の諸事情でキャンセルされることもあります。キャンセルの電話は、不動産会社や賃貸管理会社の担当者が直接対応する必要のない電話です。キャンセル希望の電話対応も、電話代行のオペレーターが受付けて報告しますので、担当者ご自身がキャンセルの電話対応で時間を無駄にすることがなくなります。
利用者や入居者専用窓口としての電話代行サービス利用
不動産や賃貸物件を管理していると、利用者や入居者からのクレームや設備に関する問い合わせ対応に時間がかかってしまうことがあります。例えば、水まわりの水漏れや排水つまりだった場合は、修理費用負担の関係もありますので、利用者や入居者は自分で水道屋を手配せずに、不動産や賃貸物件の管理会社に相談や問い合わせの電話をしてきます。
これらの電話は、営業時間外にかかってくることも多いですが、電話代行サービスを営業時間外にも利用していれば、電話代行のオペレーターが対応してくれます。その原因が利用者や入居者側にあるのか、それとも設備のトラブルなのかによって、修理費用に関しての対応は違ってきますが、担当者は営業時間になってからの対応が可能となります。
電話代行の利用プランによっては、水漏れや排水つまりなどの設備トラブルがあった場合に、水道屋を手配して修理に駆けつける修理対応までしてくれます。クレームや設備に関する問い合わせを時間を気にせず電話連絡できることは、利用者や入居者にとっては安心できます。
また、騒音や迷惑行為などで、利用者や周辺住民、入居者同士のトラブルやクレーム対応に時間がかかってしまうこともあります。これらのトラブルやクレーム対応は、電話代行サービスのオペレーターが電話の一次対応を行うことで、内容を把握してから対応することができます。
トラブルやクレームの内容を把握してから対応できることで、スムーズに対処しやすくなり、トラブルやクレーム対応に費やす時間を軽減することができます。
販売物件の問い合わせ窓口としての電話代行サービス利用
電話代行サービスを不動産や賃貸物件の問い合わせ窓口として利用した場合は、以下の様なメリットがあります。
販売のチャンスを逃がさない
不動産や賃貸物件の販売方法が、売主との契約が専任媒介契約ではない場合、営業時間外などで電話対応できないと、競合する他の不動産会社や賃貸管理会社に顧客を取られてしまうことがあります。
物件に興味を持った見込み客は、少しでも早く物件を押さえておきたいため、すぐに内覧の予約を取れる会社へ問い合わせをしようとします。そのため、電話対応できなかったことが原因となり、販売のチャンスを逃してしまうことになります。
特に不動産や賃貸物件の販売Webサイトに新規に掲載された物件や、販売価格を改定した物件があった場合は、問い合わせ電話がかかってくるタイミングです。電話代行サービスを営業時間外に利用することで、電話対応ができなかったことによる物件販売のチャンスを取り逃がすことがなくなります。
内覧希望の受付や日時変更・キャンセルの対応
あらかじめ内覧が可能な日時リストや予定表を電話代行サービスへ渡しておけば、物件の内覧希望の受付や日時変更などの対応は電話代行サービス側で行えます。内覧希望日時に変更やキャンセルがあった場合でも、変更の報告をもらえますので、物件の内覧案内の対応をスムーズに行えるようになります。情報を共有できる予約システムにて運用すればより効果的です。
内覧希望の受付管理を電話代行サービスに委託することで、本来の業務に専念できるようになりますので業務の効率も上がり、残業時間も削減できるでしょう。また、少人数のスタッフで経営している不動産や賃貸管理会社であっても、多数の物件を取り扱える会社となることでしょう。
売主からの問い合わせ対応
売主からの問い合わせ電話対応にも電話代行サービスを利用できます。不動産や賃貸物件を売りたいと思っている人は、様々な事情を抱えている人も少なくはありませんので、その対応に時間がかかってしまうこともあります。
売主からの問い合わせ電話にも電話代行サービスを利用すれば、売主からの希望や事情などを電話代行のオペレーターが懇切丁寧にヒヤリングします。そして、その内容を分かりやすくメールなどで報告してくれますので、時間に余裕ができた時に折り返しの電話をしたり、面談するなどして売主対応をスムーズに進めることができます。
分譲地即売会やモデルルームの内覧会の受付窓口
分譲地即売会やマンションのモデルルーム内覧会などのイベント案内は、Webサイト掲載やチラシ配布で行われるのが一般的です。イベントへの参加者を集めることは重要ですが、イベント開催の準備に時間を取られてしまい、イベント参加の電話受付対応に手が回らなくなってしまうこともあります。
イベント開催時だけ、知人や学生アルバイトに手伝ってもらうこともあると思いますが、電話対応に不慣れな人が受付窓口を担当してしまうと、思わぬトラブルが発生してしまうこともあります。電話代行サービスを利用すれば、電話オペレーターとして適切なスキル持ち、経験を積んでいるオペレーターがイベントの主旨や内容を上手に案内してくれます。
RTC電話代行サービスの不動産会・賃貸管理会社向けプラン
RTC電話代行サービスでは、「不動産販売・賃貸管理会社専門」の電話代行プランを各種ご用意しております。フリーダイヤル番号および対応名称を共通化して汎用化することで格安で利用できるプランから、設備トラブル発生時の緊急駆けつけ対応と連動したプランなど、お客様のニーズに柔軟に対応できる電話代行サービスをご検討いただけます。
緊急駆けつけサービスと連動した電話代行プラン
不動産販売・賃貸管理に関わる空き室状況や内見案内、物件情報連絡などの対応はもちろんですが、緊急駆けつけ対応と連動した入居者サポートにも対応している充実した内容の電話代行プラン。
不動産管理会社・賃貸オーナー様向け汎用パッケージプラン
フリーダイヤル番号および対応名称を共通化することで格安利用できる不動産管理会社・賃貸オーナー様向けの汎用パッケージ電話代行プラン。
→不動産管理会社・賃貸オーナー様向けの汎用パッケージ電話代行プランの詳細
※不動産会社や賃貸管理会社での電話代行ご利用は、基本プランでもご検討いただけます。
