電話代行サービス業者を選ぶ時のポイント
初めて電話代行サービスをする時や、現在利用中の電話代行サービス業者に不満を感じて乗り換える場合など、ネット検索を利用して電話代行サービス業者やサービス内容を調べることも多いと思います。GoogleやYahooなどで「電話代行サービス」と検索すると、様々な電話代行サービス業者が検索結果として表示されますので、何を基準にして電話代行サービス業者を選んだら良いのか迷ってしまうことでしょう。
検索結果の上位には、広告を出している業者が表示されますので、大規模な信用できる電話代行と思われがちですが、広告を出すためには広告費用が掛かります。その費用は検索キーワードによって変わりますが、1クリックで数百円から数千円掛かっています。そのため、その広告費用を回収するためには、サービスの品質を落として料金も割高にする必要が出てきます。
サービスの品質を落とすためには、経験の浅い教育が不十分な低レベルのオペレーターに担当させたり、電話対応ができないほどの多数の顧客をオペレーターに割り当てたりする傾向があります。これらは、多額の広告費用を回収するために行われることですが、電話代行サービスを利用するユーザー側にとっては、利用を避けたい電話代行サービス会社です。
利用する電話代行サービス会社を選ぶ場合には、お試し利用してみるのが一番良いですが、お試し利用をすることで、その電話代行サービス会社の電話応対品質を確認することができます。また、お試し利用を提供している電話代行サービス会社は、電話応対の品質が高いとも言えます。
電話代行サービス業者を選ぶ時のポイントとしては、電話応対品質の高さや料金の安定性、オペレーターの育成と管理体制、そして利便性の高いシステムの開発力などを重視されると良いでしょう。
電話代行サービスを選ぶ際に大切なポイント
外部からかかってくる電話は取りこぼすことなく、きちんと対応しなければ、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまいます。
- 何度電話してもつながらない。
- 留守番電話の時が多く、折り返しの電話も遅い。
- 携帯電話に転送されているせいか、雑音などで聞き取り難い。
などの状況が続いてしまうと、悪い印象を与えてしまい、顧客満足度も低下してしまうだけでなく、評判も悪くなり顧客が離れて行ってしまう要因にもなります。
電話代行サービスは、この様な電話対応の問題を解消するために利用されることが多いです。さらに電話代行サービスを利用することで、電話対応の問題が改善されるだけでけでなく、人件費などの経費節減にも効果を期待できます。
電話代行サービスには、非常に多くの業者が参入しており、サービス内容やプランも様々ですので、選択する際には大変お困りになると思います。電話代行サービスの導入を検討される場合は、以下の様なポイントを考慮されると良いでしょう。
電話代行サービス業者の信頼性
信頼できる電話代行サービス業者かどうかを確認することは重要です。電話代行サービス業者やそのオペレーターは、貴社に関する情報を取り扱うことになりますので、外部への秘密情報などを流出する様なことは絶対にあってはいけません。そのためにも信頼性の確認は大変重要であり、必須でもあります。
しかし、電話代行サービス業者の信頼性を確認することは容易なことではありません。一般的には、ネット検索で調べることが多いですが、誰でも書き込みができるWebサイトの口コミ情報には、誤った情報が書き込まれていることもあるため注意が必要です。
電話代行サービス業者のなかには、他社の評判を落とすための悪い書き込みや、自社の評判や業績を誇大して書き込んでいるケースもあります。また、自社のWebサイトに実態とは全く異なる理想的な内容で、自社紹介などの記事を掲載している電話代行サービス業者もあります。
電話代行サービス会社を開業する際に資格や認可は必要ありません。また、業者の信頼性を保証する公的な制度も設けられていません。実際に利用してみないと分からないことも多いですので、使用する際は必ず契約内容を精査することが重要です。
契約する際は、契約期間にも注意が必要です。年間契約してしまえば、1年間は解約できず料金の支払いも続いてしまいます。初期費用の支払いがある業者であれば、その初期費用は無駄になってしまいます。
電話代行サービス会社の中には、一ヶ月単位の契約継続など短期契約で利用できるところもあります。短期契約であれば、誤って品質の悪い電話代行サービス会社の利用を開始してしまった場合でも、すぐ解約して他社に乗り換えることができます。
電話応対の品質
「電話応対の品質＝オペレーターの能力」とも言えます。電話応対の品質は、オペレーター本人の能力や経験も大切な要素ですが、オペレーターに対する教育や指導が充実して徹底しているかも重要です。そのため、電話代行サービス業者を選ぶ際には、オペレーターに対する教育や指導についての確認も忘れてはいけません。
正確で要領のよい受け答え、親身な心遣いや親しみやすさなどが、電話応対品質の判断基準となります。電話代行のオペレーターは、貴社のスタッフとして電話対応しますので、能力の低いオペレーターを担当させる電話代行サービス業者を選んでしまうと、電話代行サービスを利用する効果が低減してしまいます。
電話応対の品質は、実際に利用してみないと分かりませんので、無料のお試し期間を利用可能にしている電話代行サービス業者を選ぶことをお勧めします。
利用できる時間帯やサービス内容
一般的な電話代行サービスは、平日の昼間の時間帯を目安に利用可能な時間を設定しています。平日昼間の時間帯と比較すると割高になりますが、土日・祝日対応や24時間対応ができるサービスもあります。
電話代行サービスを利用して、貴社の就業時間外にも電話対応を可能にすることで、ビジネスチャンスも拡大します。利用したい時間帯に電話代行サービスを利用できるかどうかも、大事な確認事項のひとつです。
電話代行サービスは、基本的な電話対応の他にも、サービスや商品の説明、予約やキャンセル受付、そしてクレーム電話の受付や緊急の修理サービスの手配など、多種多様な電話応対が可能です。また、電話代行サービス利用依頼に合わせてカスタマイズされたサービスを提供できる業者もあります。電話代行サービスの利用を検討する際は、貴社のニーズに合ったサービスを予算内で利用できるかどうかも確認が必要です。
オペレーターが電話応対した内容は、随時報告されるのが一般的です。報告方法としては、電話転送の他にメールやLINE、ChatWorkなど様々な方法がありますが、業者専用の電話受付報告システムを無償で提供している電話代行サービス業者もあります。
電話代行サービス利用の料金
電話代行サービスを利用するために必要な料金は、電話代行サービスを選ぶ上で重要な要素です。「安い料金＝悪い品質」とも言えなくはありませんので、単純に料金が安いことを理由にして、電話代行サービスを選んではいけません。
サービス内容と料金を他の電話代行サービス業者と比較して極端に料金が安い場合は、十分な数のオペレーターが確保されていなかったり、電話応対品質が低いと疑うことも必要です。かかってきた電話のすべてに応答しない業者や、応答率をごまかして電話を待たせたり、保留したりする業者もいるため注意して下さい。
電話代行サービスの一般的な基本プランの料金は、利用時間帯の料金で比較するのが一般的です。基本プランで比較する場合は、1ヶ月当たりの受電件数に上限が設定されていることが多いです。上限を超えると受電件数に応じて料金が加算されますので、料金比較をする際は自社の1ヶ月当たりの受電件数が何件くらいになるかを下調べしておくと良いでしょう。
RTC電話代行サービスの電話代行プラン
RTC電話代行サービスでは、洗練された高度なオペレーター品質をベースとして、広範囲なビジネス要求に対応する電話代行基本プランと、専門業務に特化して各種サービスと連動した業務別専門パッケージで、様々な業種の電話受付代行に対応しております。
当社は無料でお試し利用ができ、1ヶ月単位の契約更新となります。
電話代行サービス【基本プラン】
RTC電話代行サービスの「基本プラン」は、様々な業種に対応可能です。「電話のつなぎ」の役割を果たす、基本項目（会社住所・営業時間など）のお問い合わせにしっかりと対応する格安の「スタートプラン」。そして、受付からクロージングまで完全委託型のコールセンター構築が可能な「ネクストプラン」など、ご要望とご予算に応じてご利用いただけます。
電話代行サービス【業務別専門プラン】
業務別専門プランは、同業種や同じ様な問合せ内容を専門的にパッケージ化することにより、洗練された高い品質での電話代行サービスを目指しております。また、その業種をブロック化することで、格安料金でのご提供を可能としております。
