税理士事務所で電話代行サービスを利用するメリットと利用例
税理士事務所の業務は、税務申告や相談、会計業務、法人設立や経営支援、相続対策など、幅広い領域にわたります。これらの業務はクライアントとの密なコミュニケーションが欠かせません。電話代行サービスは、このようなクライアントとの円滑なコミュニケーションを支援します。
例えば、税理士事務所では、忙しい時間帯や営業時間外にも電話に対応する必要がありますが、スタッフが不在や多忙な場合には、電話代行サービスを利用して電話応対を委託することができます。これにより、クライアントからの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応し、サービス品質の向上や顧客満足度の向上を図ることができます。
また、電話代行サービスは専門的なトレーニングを受けたオペレーターが対応するため、クライアントに適切な情報やアドバイスを提供することができます。これにより、税理士事務所は効率的かつ専門的な電話応対を実現し、ビジネスの信頼性やプロフェッショナリズムを高めることができます。
税理士事務所の業務について
税理士事務所は、法人や個人に対し、税務申告や相談、会計業務などを専門的に提供する機関です。具体的には、法定申告書の作成や提出、税務調査への対応、税務計画の策定、相続税や贈与税のアドバイス、会計処理、経営コンサルティングなどのサービスを行います。これにより、顧客は適切な税金の支払いや節税を実現し、法令遵守を確保できます。
また、経営コンサルティングでは、財務状況の分析や経営戦略の策定、資金調達支援、事業承継プランの構築など、経営に関する幅広いサポートを提供します。税理士事務所は、税務や会計の専門家が顧客のニーズに適切に対応し、安心して経営を行うための支援を行います。
以下は、税理士事務所が行う主な業務についての概要です。
法人や個人の税務手続きを代行し、正確かつ適切な申告書を作成・提出します。具体的には、法人税、所得税、消費税、源泉徴収税など、各種税金に関する申告書の作成を行います。税務申告業務では、顧客の経済活動を正確に把握し、適切な税務計画を立案します。
また、税務申告書の提出期限や税法の変更にも適切に対応し、クライアントの税務リスクを最小限に抑えます。税理士事務所は、顧客のニーズや状況に合わせてカスタマイズされた税務サービスを提供し、税金の最適化や法令遵守を支援します。税務申告業務には高度な専門知識と経験が求められるため、税理士事務所は顧客に信頼性と安心感を提供します。
企業や個人の財務管理を支援する重要な役割を果たします。具体的には、取引の記録や処理、財務諸表の作成、経営分析、予算策定、内部統制の評価などの業務を行います。会計業務には、経理処理や帳簿管理、月次・年次の決算業務、税務申告書の作成補助などが含まれます。これにより、企業は正確な財務情報を得ることができ、経営判断や投資戦略の策定に役立ちます。
また、会計業務は法的な規制や税務法令の遵守にも重要な役割を果たします。税理士事務所は、顧客の財務状況を把握し、効率的な経営をサポートするために、会計業務における専門的なサービスを提供します。経理や財務に関する専門知識と経験を持つ税理士や会計士が、顧客のニーズに適切に対応し、財務管理の効率化と透明性を実現します。
企業や個人に対し、税金に関する幅広い相談やアドバイスを提供します。顧客の税務問題や疑問に対して、専門家が適切な解決策や戦略を提案し、税務リスクを最小限に抑える支援を行います。具体的には、税金の節税方法や優遇制度の活用、法令遵守や申告手続きのサポート、税務調査への対応などに関する相談を受け付けます。
税務相談では、顧客の状況やニーズに合わせてカスタマイズされたアドバイスが提供され、顧客の税務戦略の最適化やリスク管理を支援します。また、税務相談では将来の税務計画や財務戦略の立案も行われ、顧客の長期的な経済的利益を追求します。
税理士事務所は、顧客の信頼を得るために、専門的な知識と経験を活かし、的確で信頼性の高い税務相談サービスを提供します。
相続対策では、遺産分割や相続税の最適化、財産の保全や遺言書の作成などの相続に関する手続きやアドバイスが提供されます。専門家が相続人の状況や希望に応じて、相続財産の評価や適切な相続手続きの方法を提案し、財産の円滑な移転や家族間のトラブルを未然に防ぎます。
また、相続税の節税方法や税務上のリスクを最小限に抑えるためのアドバイスも行われます。相続対策は、相続人や相続財産の状況に合わせたカスタマイズされたサービスが提供され、将来の財産移転に備えた包括的なプランニングが行われます。税理士事務所は、顧客の財産や家族の将来を守るために、専門的な知識と経験を活かし、信頼性の高い相続対策サービスを提供します。
税務当局からの税務調査に対してクライアントをサポートする重要な役割を果たします。税務調査は、税務申告書の内容や税金の支払いに関する正確性を検証するために実施されます。税理士事務所は、クライアントの権利を保護し、調査に適切に対処するための専門知識や経験を提供します。
具体的には、調査の通知を受けた際には、クライアントと共に調査対策を立案し、必要な書類の準備や調査への対応を行います。税務調査における質問や要求に対しては、適切な回答や説明を行い、クライアントの権利を守りながら調査の円滑な進行を図ります。
また、税務当局との交渉や訴訟の場合にも、クライアントの利益を最大限に考慮し、適切な対応を行います。税理士事務所は、クライアントの税務問題に対してプロフェッショナルなアドバイスとサポートを提供し、税務調査に対処する際の負担を軽減します。
新規事業の立ち上げや既存事業の成長を支援する重要な役割を果たします。具体的には、法人設立手続きのサポートや組織形態の選定、業務計画の策定、財務分析、資金調達の支援、効率化や改善の提案などの業務が行われます。
法人設立の際には、適切な法的形式や税務上のメリットを考慮し、クライアントのニーズに合わせた最適な選択肢を提案します。また、経営支援では、財務状況の分析や経営計画の策定を通じて、クライアントの事業戦略を支援し、持続的な成長を促進します。
さらに、資金調達や投資戦略の構築、リスク管理などの面でもサポートが提供されます。税理士事務所は、クライアントのビジネスの成功をサポートするために、幅広い専門知識と経験を活かし、包括的な法人設立や経営支援サービスを提供します。
その他、税務や会計に関する様々なサービスを提供します。例えば、法人再編の支援、国際税務のアドバイス、不動産取引に関する税務サポートなどがあります。税理士事務所は、顧客のニーズや要望に応じて様々なサービスを提供し、顧客の税務や会計業務を効率的にサポートします。
税理士事務所で電話代行サービスを利用するメリット
税理士事務所にとって負荷の高い電話対応業務を電話代行サービスに委託することで、業務効率や顧客満足度の向上、コスト削減など、より効率的な業務運営を実現できます。
電話代行サービスを利用することで、様々なメリットを期待できますが、具体的なメリットとしては、以下の様なことが挙げられます。
税理士事務所には、日々多くの電話がかかってきますので、その電話対応に多くの時間と労力を費やしてしまうことがあります。電話の用件は様々ですので、電話受付の一次対応で電話を振り分けてもらえれば、電話対応の負担を軽減することができます。
電話受付のスタッフを雇用するにしても経費が掛かり、優秀なスタッフを雇用できるとは限りません。しかし、電話代行サービスを利用すれば、電話受付スタッフを雇用するよりも遥かに安い経費で電話対応の問題を解消できます。
電話代行サービスのオペレーターが電話受付対応を行ない、用件によって電話を振り分けてくれます。オペレーターがフィルターをかけて、税理士事務所にとって無駄な電話を排除する役割も果たしてくれます。また、利用する電話代行のプランによっては、問い合わせ対応や予約の処理なども行ってくれるため、税理士として働くスタッフは本業に専念できますので、業務効率が向上して生産性も高まり品質向上も期待できます。
繁忙期や接客中などにスタッフが電話に出れない場合でも、電話代行サービスを利用していれば、いつでも電話がつながり、電話代行のオペレーターが応対します。オペレーターが電話応対した内容は、メールや電話受付システムで随時報告されますので、安心して本来の業務に集中できます。
また、電話代行サービスは、24時間対応のプランも利用できますので、営業時間外であっても顧客からの電話を受け付けることが可能となります。いつでもつながる電話があれば、安心して税理士事務所とお付き合いできますので、顧客満足度や信頼性が向上します。
また、電話代行サービス利用で常時電話対応が可能になることで、緊急の問題や重要な連絡を確実に受け付けることができます。そのため、顧客からの緊急な要請や重要な案件があったとしても、なかなかつながらない電話で相手がイライラすることなく、スピーディーな対応が可能になります。
電話代行サービスでは、専門的なトレーニングを受けて経験もあるオペレーターが、クライアントの電話対応を担当します。税務や会計に関する知識や業務について理解しているオペレーターが電話対応を行うため、顧客からの問い合わせや要望にも適切に対応できます。
オペレーターの専門的な対応や丁寧な接客により。顧客はプロの電話応対を受けることで、税理士事務所に対しての信頼性やプロフェッショナルなイメージを持つことができます。
自社で電話受付のスタッフを雇用しようとした場合、募集やトレーニングに費用や手間がかかるだけでなく人件費も発生します。また、電話機やデスクなどの設備の導入や維持費もかかり、要望通りの電話対応ができる優秀な人材を雇用するのは難しく、すぐに退職されてしまうリスクもあります。
一方、電話代行サービスを利用すると、これらのコストを最小限に抑えることができ、優れた電話対応のオペレーターによる電話受付対応をすぐ実現できます。一般的な電話代行サービスの利用料金は、固定の月額料金や利用状況に応じた従量課金などの形態で提供されるため、税理士事務所の予算に合わせた柔軟なコスト管理が可能となり、コスト削減につながります。
税理士事務所の業務は、繁忙期と閑散期の差が大きいという特徴があります。年末調整や確定申告、3月決算法人の税務申告などの繁忙期は、税理士事務所への電話が殺到することがあります。
短期間利用もできる電話代行サービスもありますので、繁忙期のみ電話代行サービスを利用することで、年末調整や確定申告、3月決算法人の税務申告などの繁忙期の業務を円滑に進めることができます。
税理士事務所様の電話代行サービス利用例
税理士事務所を独立開業することになり、開業当初から電話代行サービスを導入された税理士事務所様のご紹介です。
電話代行サービスを利用した感想
税理士事務所として独立開業するにあたり、起業当初はできるだけ経費をかけずにスタートしたいと思い、色々と策を練っていた。自分は電話対応がどちらかというと苦手なため、当初はアルバイトの採用も検討していた。
しかし、お客様からの電話対応は、税理士事務所を運営していく上で、顧客を獲得する一番大事なビジネスチャンスとなるため、きちんとした電話応対をする必要があると思っていた。
電話対応のアルバイトを採用した場合、人件費がかかるだけでなく、雇用したアルバイトの質の問題や、雇用したアルバイトが辞めた場合の心配もあり、仕事仲間に相談したりインターネットで検索して、電話代行サービスを利用することにした。
電話代行のスタートプランを利用して半年経ったが、電話代行サービスを思っていたよりも低料金で利用できている。電話対応と人件費の問題は、事務所でアルバイトを雇用するよりもはるかに経費が節減でき、オペレーターの電話応対も好評で大変満足できている。
また、受信した案件の電話の内容を随時メールや電話受付システムで報告してもらえるので、いつでも電話の内容を確認できて、無用な営業電話にも自分が対応しなくても良いので本業に集中できている。
税理士事務所の電話応対では、同じ様な質問の電話が何件かあるので、今後は「よくある質問」の回答内容を整理して、FAQ10項目まで対応してもらえるスタンダードプランを利用したいと思っている。
開業当初から電話代行サービスを導入していなかったら･･･
もし、税理士事務所開業当初から電話代行サービスを導入していなかったら、以下の様なことでストレスを感じて日々悩んでいたと思う。
- 人件費やアルバイトを雇うリスクを感じていたと思う。
- 事務所の電話は、外出時には留守番設定もしくは携帯電話に転送していたのでは？
- 事務所で接客中に電話がかかってきた場合は、接客を中断して電話対応もしくは留守番電話設定にしていたと思う。
- 電話の呼び出し音が鳴る度に仕事を中断する必要があったと思うので、業務に集中できず時間をかなり無駄にしていたと思う。
- 無用な営業電話にうんざりして、電話に出る度に嫌な思いをしていたと思う。
利用している電話代行プラン
- スタートプラン（コール100）
- 9時～19時まで対応
- 月60件～80件くらい
- 「基本料金:3,300円」＋「コール100:15,400円」＝18,700円
税理士事務所様は、基本プラン以外にも以下の業務別専門プランをご要望や予算に応じて、当社の電話代行サービスをご利用いただけます。
業務別専門プラン: 士業専門の電話代行プラン（税理士・会計士・弁護士・司法書士など）
士業専門スタートプラン（月額8,250円～）、士業専門ネクストプラン（月額44,000円～）
