弁護士事務所での電話代行利用時のポイントと利用例
弁護士事務所にて電話対応する際は、信頼性と専門性が重要となります。当社では法務知識を持つスタッフを配置し、専門用語やクライアントのニーズに的確に対応できる体制を整えています。また、クライアントのプライバシー保護を最優先に考え、暗号化通信や厳重なアクセス管理を導入し、情報漏洩を防止しています。
さらに、柔軟な対応力も欠かせません。弁護士事務所の業務は多岐にわたり、問い合わせ内容も多様です。当社では、それぞれの弁護士事務所のニーズに応じたカスタマイズ対応が可能で、問い合わせ対応、スケジュール管理、緊急対応の初期対応など、幅広いサービスを提供しています。これにより、弁護士事務所の業務効率が向上し、クライアント満足度の向上にも貢献します。
最近では、法テラスや自治体による無料電話相談もありますが、弁護士事務所自体で無料電話相談を実施しているところも増えており、電話代行サービスを利用する弁護士事務所も増えています。電話代行サービスには、多数の電話代行会社やプランが存在していますが、導入する際に押さえておきたいポイントと利用例をご紹介します。
弁護士事務所での電話代行利用時のポイント
弁護士事務所での電話代行利用時のポイントには、信頼性と専門性の確認が重要です。法務知識を持つスタッフが対応する業者を選ぶことで、クライアントの質問や相談に適切に答えられます。また、クライアントのプライバシー保護が徹底されていることも必須です。情報管理のセキュリティ対策がしっかりしている業者を選ぶことが重要です。
さらに、柔軟な対応力も求められます。弁護士事務所の業務は多岐にわたり、問い合わせ内容も多様です。電話代行サービス業者が事務所のニーズに応じてカスタマイズ対応できることが望ましいです。具体的な利用例としては、クライアントからの問い合わせ対応、スケジュール管理、緊急時の初期対応などがあります。これにより、弁護士は重要な業務に集中でき、全体の業務効率が向上します。
電話代行会社や利用できるプランは様々ですが、弁護士事務所にて電話代行サービスを導入する際は、主に以下の様なポイントを確認されると良いでしょう。
弁護士事務所で電話代行を利用する際のポイントとして、「弁護士事務所の電話窓口として適切かどうか？」を考えることが重要です。
まず、電話代行業者のスタッフが、法務知識を持っているかどうかを確認する必要があり、専門的な問い合わせにも対応できるスキルが求められます。さらに、対応するスタッフが事務所の雰囲気やサービス基準を理解しているかも重要です。これにより、クライアントに一貫性のある対応を提供できます。
次に、プライバシー保護が徹底されているかを確認します。クライアントの個人情報を適切に管理し、漏洩防止のためのセキュリティ対策が施されていることが必須です。また、迅速かつ丁寧な対応ができることもポイントです。弁護士事務所の電話窓口として、電話代行業者がクライアントの信頼を損なうことなく対応できるかどうかを見極めることが大切です。
これらの要素を考慮することで、弁護士事務所の電話窓口として適切な電話代行業者を選び、クライアント対応の質を維持しながら業務の効率化を図ることができます。
「プランの内容と費用が要望に合っているか？」を確認することも重要です。まず、提供されるサービス内容が事務所のニーズに合致しているかを確認します。例えば、クライアントからの問い合わせ対応、スケジュール管理、緊急対応の初期対応など、必要なサービスが含まれているかをチェックします。
次に、費用対効果を考慮します。料金プランが明確で、追加費用が発生する条件も事前に理解しておくことが重要です。固定料金制、従量課金制など、料金体系が異なるため、事務所の予算と比較して適切なプランを選ぶことが求められます。また、特定の業務に特化したパッケージプランがあるかも検討ポイントです。
さらに、試用期間やお試しプランを利用して、実際のサービス品質を評価することもおすすめです。これにより、費用に見合った価値が提供されているかを実際に確認できます。これらの要素を総合的に判断し、プランの内容と費用が弁護士事務所の要望に合っているかを慎重に見極めることで、効果的な電話代行サービスを利用できます。
弁護士事務所で電話代行を利用する際、通話内容の報告が迅速かつ正確に行われるかを確かめる必要があります。電話代行業者が、通話の要点を漏れなく記録し、必要な情報を的確に伝達できるかが重要です。
報告方法には、メールや専用システムを利用する方法があります。リアルタイムでの報告が必要な場合には、即時に通知が届くシステムを選ぶと良いでしょう。さらに、報告内容が分かりやすく整理されていることも大切です。例えば、通話の日時、相手の名前、問い合わせ内容、次の対応ステップなどが明確に記載されていると、弁護士やスタッフが迅速に対応できます。
また、報告の頻度やフォーマットについても事前に確認し、事務所の業務フローに適した形式を選ぶことが重要です。例えば、日次や週次のまとめ報告が必要な場合、その対応が可能かを確認します。これらの要素を考慮し、通話内容の報告方法が事務所のニーズに合っているかを見極めることで、電話代行サービスを効果的に利用できます。
弁護士事務所の電話代行サービスご利用例のご紹介
電話代行サービスを利用する様になり、コスト削減と業務効率の向上に効果がありましたが、受付電話の全件を業務報告して頂いておりますので、どの様な電話が事務所にかかってきているのかを把握できるようになりました。
今迄は当弁護士事務所の事務員が電話受付をしておりましたが、電話の記録はしておりませんでした。電話代行サービスを利用すると、着信履歴や日時も含め、業務報告メールや管理システムで確認できる様になりましたので、色々な面で業務に専念できる様になりました。
電話代行サービスご利用中の弁護士事務所のお客様より
最近は弁護士業界も大きく変わってきており、業務を遂行する上でコスト削減や業務効率の向上を強いられるようになってきました。
お客様からのご相談の電話応対は、大事な業務なのですが、調査での外出や裁判所へ行ったりして不在の場合などに、電話に出れないことも多く困っておりました。また、事務の仕事量も変わらず、業務の内容的にも資料作成等を外注化する事も出来ない為、電話代行サービスを利用して電話応対の一次受付を外部委託することにしました。
電話代行サービス利用後は、電話業務の仕訳ができるようになり、単なる伝言などは業務報告のメールを確認するだけで済みますので、業務効率は大変良くなりました。また、電話受付を24時間対応とすることで、お客様からも喜ばれるようになりました。もちろん、お客様も増えております。電話代行サービスの月額費用は、「37,000円～44,500円」程度で格安ですので、費用対効果は抜群だと思います。
弁護士事務所での電話代行サービスの基本的な利用形態
- 24時間体制で電話の一次受付の応対
- お名前･用件･電話番号を聞いて頂き、折り返し対応が基本。
- 基本項目と業務マニュアル10項目の受け答え。
- 電話受付内容の業務報告はメール（電話対応後、5分程度で随時報告）
- 業務報告のメールは、弁護士と事務員の4メールアドレスに一斉送信。
- 平日：事務所で電話応対不可→3コール後に電話代行に自動転送。
- 休日：24時間、電話代行に自動転送。
電話代行サービス「スタンダードプラン・24時間コース・コール150」を利用しています。弁護士事務所ですので、お客様からの電話の内容はデリケートなお問い合わせも多い為、お名前・電話番号・ご用件を確認し、折り返し対応が基本となっています。
基本項目と電話代行サービス利用開始時に作成した業務マニュアルの受け答え内容については、電話代行サービスのオペレーターに応対して頂いております。
当事務所が休みの際は、事前に作成した業務マニュアルを元に電話応対をして頂き、メールの一斉送信で弁護士と事務員の４アドレスに随時業務報告をして頂き、案件によっては休みの日でもすぐに相手先に折り返しの電話をするようにしております。
弁護士事務所でご利用中の電話代行サービスプランと月額費用
- スタンダードプラン／24時間コース／コール150
- 平日の電話転送はボイスワープ機能を利用して、当事務所で3コール鳴って電話に出ない場合、自動的に電話代行サービスに転送されるように設定。
- 土日/祝日/定休日：24時間、電話代行サービスに転送。
- 毎月の着信件数：150～180件程度
- 業務報告は電話対応後5分程度でメール転送（弁護士・事務員の4アドレス）
- 月額費用：37,000円～44,500円
弁護士事務所開業時に役立つ電話代行サービスの利用
独立して弁護士事務所を開業する際、ある程度の体裁を整えたいと思うものです。しかし、開業当初はできるだけ経費を下げておく必要があります。どんなビジネスでも同じですが、利益を残さないと事業を続けられなくなってしまいます。
開業時には、オフィスの賃貸料やコピー機のリース代などにも費用が掛かりますが、案件を獲得するためには問い合わせを受け付ける電話窓口が重要です。弁護士がすべての電話対応していては、落ち着いて業務をこなすことなどできません。
事務スタッフを雇用すれば、電話窓口の対応や簡単な事務作業を任せられますが、事務スタッフを雇用すれば給与を支払う必要があります。電話対応以外にも簡単な事務作業もしてもらうとしても限度がありますので、手空きの時間も多くなりがちです。
その点、電話代行サービスを利用すれば、固定費を最小限に抑えながら品質の良い丁寧な電話応対を実現できます。事務スタッフの給与とは比べ物にならない格安な費用で、問い合わせの電話対応やスケジュール管理、そして、よくある質問に対する回答なども任せられます。
電話代行サービスのオペレーターは、事務スタッフの様に事務所に在籍しませんので、資料のコピーや登記簿や戸籍謄本を取得するなどの伝越しの補助作業はできません。しかし、電話応対に優れたオペレーターが電話窓口を担当しますので、大手の法律事務所と同じ様な電話対応を実現できます。
弁護士事務所として適切な電話対応ができる事務スタッフを雇用しようとしても、なかなか良い人材は見つかりません。採用面接で良い印象だったとしても、期待外れということもあります。電話代行サービスを利用すれば、電話応対の教育と経験を積んだオペレーターが電話窓口を担当しますので、開業間もない弁護士事務所とは思えない様な電話対応で、開業時から弁護士事務所としての体裁が整います。
RTC電話代行サービスの電話代行プラン
RTC電話代行サービスでは、様々な業種に柔軟に対応できる電話代行基本プランと、専門業務に特化して各種業務と電話代行サービスを連動した業務別専門プランをご用意しております。
