インフォメーション 【RTC電話代行サービス】
電話代行サービスを上手に活用して業務効率を向上しリスク軽減
売上や利益率の向上とリスクの軽減、そして機会損失を防ぐのは、電話代行サービスを上手に活用できるかがポイントになります。電話対応が以下の様な状態の場合は、企業や商品価値を下げている可能性がありますので、是非すぐに電話代行サービスをご利用ください。
電話受付を一人の社員が応対している
- 比較対象がいないため、応対能力がいつまで経っても向上しない。
- 上司がいる時といない時で電話応対に差が出ている。
- 辞められたら困るので、厳しく指導できない。
不在中は携帯電話に転送している
- 電話に出れない時があり、留守番サービス応対になってしまう。
- 通信状態が悪いと「もしもし」応対になってします。
- 周囲がザワザワして電話の声が聞こえにくい。
事務作業を兼任した電話受付
- 電話受付専任者ではないので、お客様と業者の電話で口調やトーンが変わる。
- 覇気がなく、相手に暗い印象を与える時がある。
- 保留ボタンを押さないで、電話の切り際に他の会話を初めてしまう。
電話代行で電話応対品質が劇的に向上
当社は電話代行のサービス内容によって、基本プランや業務別プランがありますが、折り返し対応の「スタートプラン」をご利用になった場合でも、電話応対品質が劇的に向上します。
自社受付と電話代行利用の比較例
少ない人数で事業を行っている場合、最初から自分で電話応対した方が効率が良いと思いがちですが、長い目で見ると色々な面で効率はまったく違ってきます。
（自社で受付）受電業務と発信業務を行なう場合
- 電話応対中に他の電話が鳴ってしまい、電話に集中できなくなってしまう。
- 他の電話の呼出音が鳴り続けると、電話越しのお客様にも聞こえてしまい気を使わせてしまう。
- 突然のクレーム電話に慌ててしまい、準備ができていないため応対にも時間がかかってしまう。
（電話代行サービス利用）受電業務と発信業務を分けて行なう場合
- 受電業務は行わないので、発信業務に専念できる。
- 突然の受電業務対応をしないので、業務に集中でき効率が向上する。
- クレーム内容が分かっているので、準備万全状態で冷静にクレーム電話応対ができる。
- 携帯電話への転送がないので外出中も安心。また、打ち合わせなどにも集中できる。
電話応対品質を上げるコツ！
電話応対品質を上げるためには、評価制度を導入し徹底的に数値化して明確にします。上司の漠然とした感覚で評価したのでは、評価された側は納得しない場合があります。多くの電話オペレーターの順位付けをして競争させることが、電話応対の品質を上げるコツになります。
業務効率の向上だけでなく電話応対の品質も上げたい場合は、電話代行サービスをご利用ください。一般の企業では、電話受付担当の評価制度を導入することはないと思いますが、RTC電話代行サービスでは、オペレーターの評価を数値化して順位付けを行い、組織の新陳代謝を上げております。
固定費が高い企業は競争力が弱い
人を雇えば人件費(固定費)が必要になります。大手の企業でも倒産する様な予期しない売上変動や時代の変化が早い時代ですので、中小企業のうちから固定費をなるべく抑える企業運営が必要になります。
売上が伸びても固定費が高い企業は、景気変動が起きるとすぐに経営が危なくなります。電話受付対応などの業務は外部委託(変動費)して、固定費は少なく変動費を多くしておけば、売上変動にも強くなれます。
